Az ábécé szerinti archiválás a személyes és szakmai életben egyaránt fontos dokumentumok rendszerezésének egyik módja. Az ábécé szerinti archiválás lehetővé teszi az egyes fájlok gyors megkeresését és visszaállítását. Ez biztosítja, hogy minden dokumentum védett és mindig kéznél legyen. Az ésszerű iktatási rendszer fenntartása érdekében sok szabály létezik az indonéz betűrendben történő iktatásra.
Lépés
Rész 1 /2: Archiválás betűrendben
1. lépés. Döntse el, hogy melyik ábécérendszert használja
Bár egyszerűnek tűnhet, az ábécérendszerű iratkezelő rendszer számos lehetőség közül választhat. Egy rendszert kell választania és következetesen alkalmazni.
- A betűnkénti iktatás az egyes szavak minden betűjén alapul, ahogyan előfordul, és figyelmen kívül hagyja a szavak közötti szóközöket.
- A szó szerinti archiválás úgy történik, hogy az egyes fájlokat sorba rendezi minden szó első betűje alapján.
- Az egységenkénti iktatás minden szót, rövidítést és kezdőbetűt figyelembe vesz és rendez. Ez az a rendszer, amelyet általában ajánlott végrehajtani.
2. lépés Csoportosítsa a fájlokat
Miután megvan az összes archiválni kívánt fájl, döntse el, hogyan csoportosítja őket. Használhat szótárformátumot, ahol minden ábécé sorrendben van rendezve, függetlenül a fájl típusától vagy a benne található fájloktól. Használhatja az enciklopédia formátumot is, ahol a fájlokat típus vagy tárgy szerint csoportosítja, majd ábécé sorrendbe rendezi őket.
Ha különféle típusú fájlokat szeretne archiválni (nyugták, adószelvények, levelek stb.), Javasoljuk az enciklopédia formátum használatát. Először csoportosítsa a fájlokat típus szerint, majd ábécé sorrendben. A dokumentumok elválasztásához használjon szegélyt vagy színkódot
3. lépés Indexelje az archivált fájlokat
Az indexelés a fájlcím minden szakaszát megfelelő egységekbe csoportosítja. A fájlok archiválása előtti indexeléséhez fel kell osztania az egyes fájlnevek elemeit, és létre kell hoznia egy új nevet, amely betűrendben van beállítva, és eltér az alapértelmezett névtől. Mint például:
- Tegyük fel, hogy indexelnie és archiválnia kell a következő fájlokat: egy cikk az anoáról „Anoa Eating Behavior” címmel, a vezető anoa szakértő, Jasmin A. Dahlia életrajza, és egy promóciós brosúra egy anoa kiállításhoz a Jakartai Állatkertben.
- Jasmin A. Dahlia életrajza „Dahlia, Jasmin A." néven van indexelve, mert az iktatáskor a vezetéknévnek kell elsőnek lennie, így a fájlokat a „D" betűcsoportba archiválják.
- Ha olyan osztályozási módszert választ, mint egy szótár, akkor az „Anoa Eating Behavior” cikket ennek megfelelően kell indexelni. Ennek megfelelően archiválja a „P” betűcsoportban („Viselkedés”).
- Ellenkező esetben az „Anoa Eating Behaviors” -ot „Anoa, Eating Behaviors” -ként indexelheti, ha enciklopédiában formázott csoportosítást használ, ahelyett, hogy egyszerűen archiválná az anoa-hoz kapcsolódó fájlokat. Ezt a fájlt ezután az „A” betűcsoportba archiválják.
- Egy promóciós brosúra indexelhető „Anoa, kiállítás (Jakarta Zoo)" néven, ha azt jósolja, hogy sok anyag lesz az anoa kiállításon. Például indexelhet egy másik fájlt „Anoa, kiállítás (Bandung Zoo) néven.
- Ellenkező esetben a promóciós brosúra „Jakarta Zoo, (Anoa Exhibition)” néven szerepelhet, ha arra számít, hogy több fájlt kap a Jakarta Zoo -hoz, vagy ha enciklopédia formátumú csoportosítást szeretne használni a fájlok földrajzi elhelyezkedése szerint.
Lépés 4. Rendezze a fájlokat betűrendben az index neve szerint
Az ábécé szerinti iktatás általános szabálya a fájlok elrendezése A -tól (első) Z -ig (utolsó). A különleges információk segítségével határozza meg a megkülönböztetést és a sorrendet, hogy elkülönítse a fájlokat. Mint például:
- Az előző lépésben indexelt sorrend a következő lehet (az alkalmazott rendszertől függően): „Dahlia, Jasmin A.”, „Jakarta Zoo (Anoa Exhibition)” és „Anoa Eating Behavior” VAGY „Anoa, kiállítás (Jakarta Állatkert))”,„ Anoa, étkezési viselkedés”és„ Dahlia, Jasmin A.”.
- A „Kenguru” fájljai az „Elephant” fájljai után vannak rendezve. A „Zsiráf” fájljai között lesznek, az „Anoa” fájljai pedig a „Medve” és a „Juh” előtt vannak megrendelve. Így a sorrend: „Anoa”, „Medve”, „Juh”, „Elefánt”, „Zsiráf”, „Kenguru”.
- Ha később hozzáadja az „Armadillo” fájlokat, akkor azok az „Anoa” után lesznek. Mivel mindkettő „A” betűvel kezdődik, a sorrend meghatározásához meg kell néznie az A betű utáni betűt (anoa esetén „N”, „armadillo” pedig „R”). Így az új sorrend: "Anoa", "Armadillo", "Medve", "Juh", "Elefánt", "Zsiráf", "Kenguru".
Lépés 5. Címkézze meg a fájlmappát
A könnyebb megtalálás érdekében címkézzen minden archív mappát a benne lévő fájlnak megfelelő indexnévvel. Ez a módszer megkönnyíti az új fájlok archiválását is.
- Tegye az archívumot a mappájába.
- Könnyebb lenne, ha színezettel kódolná a mappát a használhatóság növelése érdekében. Például, ha enciklopédiás formátumú csoportosítást használ, minden csoporthoz hozzárendeli a saját színét, és az egyes csoportokban lévő fájlokat a színe szerint címkézi.
6. lépés Dokumentálja az indexelő és iktató rendszert
Az indexelő és nyilvántartó rendszert következetesen kell megvalósítani. Győződjön meg arról, hogy mindenki, aki hozzáfér a fájlhoz, ismeri a rendszert, amelyen fut. Létrehozhat vagy megoszthat például egy dokumentumot, amely tartalmazza az iktatási rendszer szabályainak részleteit. Ez segít abban, hogy mindenki hatékonyan tudja használni az iktatórendszert.
7. lépés: Archiválja megfelelően az új fájlt
Helyezze a fájlokat a szekrénybe indexnév és betűrend szerint, a rendszerének megfelelően. Ha szükséges, helyezze át az aktuális fájlt, hogy az új fájl a megfelelő helyre kerüljön.
2/2. Rész: Különleges esetek kezelése
1. lépés. Archiválja a fájlokat jelentős feltételek szerint
Néha könnyebb archiválni a fájlokat kulcsszó szerint, nem pedig az ott felsorolt cím vagy név szerint. Ez biztosítja a fájlok indexelését és keresését a leglogikusabb kifejezések használatával. Mint például:
„Az első bank Jakartában” indexelhető és archiválható „Jakarta, First Bank” néven. A „Jakarta” a kulcsszó ebben a bejegyzésben az „Első” vagy a „Bank” helyett, különösen akkor, ha más hasonló nevű fájlja is van, például „First Bank in Bandung” vagy „First Bank in Medan”
Lépés 2. Rendezze a neveket vezetéknév szerint
A szabványos archívum azt javasolja, hogy az emberek vezetéknevét tüntessék fel először, mivel azokat jelentős kifejezéseknek tekintik.
- Ezért a „Jasmin A. Dahlia” indexelése és archiválása „Dahlia, Jasmin A.” néven történik.
- A végén adja meg a címet (Dr., Ir, stb.). Például: „Dr. Jasmin A. Dahlia”indexelve és archiválva„ Dahlia, Jasmin A., Dr.”néven.
- Általában a neveket betűről betűre rendezik a helyesírásuk szerint. Például a "MacDonald" a "McDonald" előtt lesz. Ezért „D”, „L”, „Le”, „de” stb. a név részeként és nem külön egységként tekintendő. Ez általában az idegen nevekre vonatkozik. Például a „Heinlein”, „Le Guin”, „L'Engle” és „Wolfe” fájlok rendezése megfelelő (NEM „L'Engle”, „Le Guin”, „Heinlein”, „Wolfe”).
- E szabály alóli kivétel általában akkor áll fenn, ha egy személy neve egy vállalkozás vagy szervezet nevének részét képezi. Ebben az esetben kezelje a személy nevét egységként a vállalkozás nevében. Például a „Jasmin A. Dahlia Pest Control Services” a „J” betűcsoportba tartozik, és NEM „Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services” néven van indexelve.
Lépés 3. Figyelmen kívül hagyja a cikkeket, kötőszavakat és elöljárókat
Cikkek (pl. „A”, „an” és „the” angolul), kötőszavak (pl. „És”, „de” és „vagy”), valamint elöljárók (pl. „With”, „from” és „ to”) általában átugrik az indexelésben és az ábécé betű szerinti archiválásában, mert nem tekinthető jelentős kifejezésnek. Ez akkor is igaz, ha a fájlnevet cikkek, kötőszavak vagy elöljárók alkotják. Mint például:
- Az „An Evestigation of Emu Feeding Practices” című fájlt az „E” betűcsoportban archiválják, az „Emu” (jelentős szó a fájl címében) helyett az „an” betű helyett, mivel ez egy Angol cikk.
- „Dahlia és Soetono, Pest Control Services” a „Dahlia, Jasmin A.” után szerepel. Az indexnevek mind a „Dahlia” betűvel kezdődnek, így a sorrend meghatározása a következő jelentős kifejezésre (ebben az esetben „Soetono” és „Jasmin”) kerül, hogy meghatározzák az iktatási sorrendet. Hagyja figyelmen kívül az "és" szót, mert nem jelentős.
4. lépés A rövidítéseket úgy kezelje, mintha kiejtették volna
Az iktatás során olyan rövidítésekkel találkozhat, mint a „Tbk”. (az „Open” rövidítése). Általában a fájlokat indexeli és archiválja, mint egy szót, nem pedig csak egy betűsorozatot.
Például a „Jasmin A. Dahlia Mining Company” archiválva van a „Jasmin A. Dahlia Tbk.” Után
5. lépés A fájlokat a szokásos módon reszelje
Amikor ábécé sorrendben archiválja a fájlokat, számokat tartalmazó fájlokat lát. Általában ezeket a fájlokat a szokásos módon archiválják, nem pedig úgy, mintha kiírták volna. A számokat archiválják a betűk előtt is.
- Például a „3 nap örökké” archiválásra kerül a „100 üzleti tipp” előtt (mert a „3” a „100” előtt van).
- A „Kereskedelmi tippek” és „Tőzsdei tippek” archiválásra kerül a „100 üzleti tipp” után, mert a számok betűk előtt vannak rendezve.
- A helyesírási számokat szavakként kezelik a számok helyett. Például a „100 nagyszerű vezető az üzleti világban”, „Kétszáz hatékony tanács az üzletvitelhez” és a „Tippek az üzletvitelhez” fájlok rendben vannak.
- Ha azonban megkönnyíti a bejelentést, tegyen bátran kivételt, és mindig úgy rendezze a számokat, mintha betűvel írnák.
6. lépés Speciális karakterek kezelése
Figyelembe kell venni az indexelés során előforduló összes nem ábécés vagy szám nélküli karaktert. A kapcsolódó karakterek kezelése azonban a típustól függ:
- Az írásjeleket (például aposztrófok, pontok és vesszők) általában figyelmen kívül hagyják. Például a „Washington legjobb kávéja” és a „Washingtoni Állami Vásár” fájlok sorrendben vannak archiválva.
- Általában a diakritikusokat figyelmen kívül hagyják, és rokon betűnek tekintik. Például a „clair” archiválva „Eclair”, a „ber” pedig „Uber”. A módszer azonban nem alkalmazható, ha a fájlt ábécé sorrendben archiválja olyan nyelven, amely diakritikus írásmódot használ, és így be kell tartani az adott nyelv szokásos betűrendjét.
7. lépés Ha szükséges, használja a „semmi előtt” szabályt
Általában a szóközöket (beleértve az írásjeleket és az egyéb kihagyott elemeket) figyelmen kívül hagyja az ábécé szerinti archiváláskor. Ha azonban hasonló módon kezdődő fájlokkal találkozik, használjon szóközt vagy a "semmi előtt" szabályt az archívum sorrendjének megadásához.
- Például a „Bank Jakarta”, „Bank Bandung” és „Bank Medan” fájlokat ebben a sorrendben archiválják.
- Így a "Dahlia, Jasmin A." fájl volt "Dahlia, Jasmin A., Dr." előtt.
8. lépés. Szükség esetén különítse el a fájlt részletesebb információkkal
Ritka esetekben az ábécé információi nem elegendőek a fájlok sorrendjének meghatározásához. Ha igen. További információ a fájlok indexeléséhez és archiválásához. Jelöljön további információkat minden fájlon, hogy megkülönböztethető legyen. Mint például:
- Ha két, Jasmin A. Dahlia nevű személynek van fájlja, rendezze őket születési dátum szerint. A „Dahlia, Jasmin A. (született 1853)” fájl a „Dahlia, Jasmin A. (szül. 1967)” előtt áll.
- A fájlokat földrajzi hely szerint is rendezheti. Ha három különböző bankból származó fájljai vannak három különböző helyről, és mindegyik bank neve „Bank Mandiri”, rendezze a következő példa szerint: „Bank Mandiri (Bandung)”, „Bank Mandiri (Jakarta)” és „Bank” Mandiri (Medan) ".
- Ezért ha két fájlja van a medvékről vagy a medvetípusokról, akkor különböztesse meg őket fajonként, földrajzi helyükön stb. Például a „Bear, Chocolate” és a „Bear, Polar” fájlok (sorrendben), vagy a „Bear (Európa)” és a „Bear (Észak -Amerika)” fájlok (sorrendben).
9. lépés. Értesítsen minden kivételt és különleges szabályt
Győződjön meg arról, hogy mindenki, aki használja a fájljait, tisztában van a szabványos iktatási rendszerre vonatkozó irányelvek bármely kivételével. Ez segít annak biztosításában, hogy mindenki helyesen és hatékonyan használja az iktatórendszert.
