Ha egy időre el kell hagynia az irodát, vagy nyaralni készül, akkor hagyja, hogy az emberek e -mailt küldjenek Önnek, hogy távol van. Ha rendelkezik Exchange-fiókkal, az Outlook beépített funkciókkal rendelkezik. Ha nincs Exchange -fiókja, néhány szabály létrehozásával továbbra is automatikusan válaszolhat az e -mailekre. Kövesse ezt az útmutatót az automatikus válaszok beállításához, függetlenül attól, hogy Exchange -fiókkal rendelkezik -e vagy sem.
Lépés
1. módszer a 4 -ből: Outlook 2010/2013
1. lépés: Engedélyezze az automatikus válaszokat
Válasszon egy Exchange mappát. Válassza ki a mappát az üzenettárból. Az Automatikus válaszok lehetőség megtekintéséhez ki kell választania egy Exchange mappát. Nyissa meg az Automatikus válaszok (Házon kívül) menüt. Ezt a menüt a Fájl fülre kattintva, majd az Információ fül kiválasztásával találhatja meg.
2. lépés: Állítsa be a választ
Az Automatikus válaszok menüben jelölje be az Automatikus válaszok küldése jelölőnégyzetet. Beállíthatja az asszisztens aktív idejét a jelölőnégyzet bejelölésével, valamint az idő és a dátumtartomány beállításával.
3. lépés. Írja meg válaszát
A csereszerverről küldött e -mailekhez használja a Saját szervezetben lapot. Ha más emberektől kapott e -mailekre szeretne válaszolni, használja a Szervezetemen kívül lapot. Ha elégedett a válaszával, kattintson az OK gombra.
4. lépés Tiltsa le az automatikus válaszokat
Ha dátumtartományt állít be az automatikus válaszhoz, akkor az asszisztens automatikusan leáll, amikor a dátumtartomány véget ér. Ha nem állít be dátumtartományt, az addig folytatódik, amíg meg nem nyitja az Automatikus válaszok menüt, és kiválasztja a „Ne küldjön automatikus válaszokat” lehetőséget.
2. módszer a 4 -ből: Outlook 2007
1. lépés. Aktiválja az Office Assistant alkalmazást
Kattintson az Eszközök fülre. Az Eszközök menüben válassza az Out of Office Assistant lehetőséget. Jelölje be az „Automatikus válaszok küldése az irodából” négyzetet. Beállíthatja az asszisztens aktív idejét a jelölőnégyzet bejelölésével, valamint az idő és a dátumtartomány beállításával.
2. lépés. Írja meg válaszát
A csereszerverről küldött e -mailekhez használja a Saját szervezetben lapot. Ha más emberektől kapott e -mailekre szeretne válaszolni, használja a Szervezetemen kívül lapot. Ha elégedett a válaszával, kattintson az OK gombra.
3. lépés Tiltsa le az Out of Office Assistant alkalmazást
Ha dátumtartományt állít be az automatikus válaszhoz, akkor az asszisztens automatikusan leáll, amikor a dátumtartomány véget ér. Ha nem állít be dátumtartományt, az addig folytatódik, amíg meg nem nyitja az Automatikus válaszok menüt, és kiválasztja a „Ne küldjön automatikus válaszokat” lehetőséget.
3. módszer a 4 -ből: Outlook 2003
1. lépés. Aktiválja az Office Assistant alkalmazást
Az Eszközök menüben válassza az Out of Office Assistant lehetőséget. Jelölje be a „Jelenleg nem vagyok hivatalban” jelölőnégyzetet.
2. lépés. Írja meg válaszát
Az „Automatikus válasz csak egyszer minden feladónak a következő szöveggel” feliratú mezőbe írja be azt a választ, amelyet e -mail válaszként szeretne használni.
3. Lépés hozzáadása
Hozzáadhat szabályokat a Segédhez, például továbbíthat üzeneteket bizonyos feladóktól más címzetteknek. Kattintson a Szabály hozzáadása… gombra a megadott szabály konfigurálásához. Létrehozhat például egy szabályt, amely továbbítja az e -maileket egy adott ügyféltől a kollégáinak, hogy a fontos e -mailek ne maradjanak el, amikor távol van.
4. lépés Tiltsa le az Out of Office Assistant alkalmazást
Az Out of Office Assistant mindaddig folytatódik, amíg meg nem nyitja az Automatikus válaszok menüt, és nem választja a „Ne küldje el az irodán kívüli automatikus válaszokat” lehetőséget.
4. módszer a 4 -ből: Automatikus válaszok küldése Exchange -fiók nélkül
1. lépés. Hozzon létre sablont
Exchange -fiók nélkül az Automatikus válasz opció nem érhető el. De továbbra is beállítható automatikus válasz sablon és bizonyos szabályok használatával. Kezdje egy új e -mail létrehozásával. Ez lesz az automatikus válasz sablonja.
- Válasszon olyan témát, amely röviden leírja a helyzetet. Például: „Házon kívül”. Az "automatikus válasz" szavakat is beírhatja a Tárgyba, hogy a címzettek azonnal tudják, hogy amit kapnak, az automatikus válasz.
- Írjon rövid üzenetet. Az e -mail törzsébe írjon egy általános üzenetet, amely bárki számára alkalmazható, aki megkapja. Mondja el a címzettnek, hogyan lépjen kapcsolatba Önnel, vagy valakivel, akivel kapcsolatba léphet.
2. lépés. Mentse el a sablont
Ha elégedett az üzenettel, kattintson a Mentés másként… gombra. A „Mentés másként” legördülő menüben válassza az Outlook sablon lehetőséget. Ezzel a fájl sablonként kerül mentésre, amely betöltődik az Outlookba.
3. Hozzon létre egy szabályt
Az automatikus válasz megfelelő működéséhez meg kell határoznia néhány szabályt a folyamat automatizálásához. Az Office 2003/2007 rendszerben kattintson az Eszközök menüre, és válassza a Szabályok és figyelmeztetések lehetőséget. Az Office 2010/2013 rendszerben kattintson a Fájl fülre, válassza az Információ lehetőséget, majd kattintson a Szabályok és figyelmeztetések elemre. Ezzel megnyílik az E-mail szabályok menü.
- Kattintson az Új szabály gombra. A rendszer felkér egy sablon kiválasztására. A „Kezdés üres szabályból” szakaszban válassza az „Üzenetek ellenőrzése, amikor megérkeznek” lehetőséget. Kattintson a Tovább gombra.
- Döntse el, hogy melyik üzenetre válaszoljon. Ha minden, a beérkező levelekbe érkező üzenetre válaszolni szeretne, jelölje be a „hol a nevem a Címzett” mezőt. Szűkítheti, ha kijelöl egy adott kézbesítést vagy e -mailt, amely bizonyos szavakat tartalmaz az e -mail tárgyában vagy törzsében. A kiválasztás után kattintson a Tovább gombra.
- Töltse be a sablont. A korábban létrehozott üzenet betöltéséhez válassza ki a „válasz egy adott sablon használatával” mezőt a következő ablakban. Kattintson a "konkrét sablon" leírás mezőjében található linkre. Ezzel megnyílik egy párbeszédpanel, amely megkérdezi, hogy hová mentse a sablont. Válassza a "Felhasználói sablonok a fájlrendszerben" lehetőséget. Nyissa meg a korábban létrehozott üzenetet.
- Állítsa be a kivételeket. A sablon betöltése után megadhatja a példányokat, ha nem szeretné, hogy a választ elküldjék, például bizonyos címzettek vagy bizonyos típusú üzenetek esetén. A kiválasztás után kattintson a Tovább gombra.
- Adjon nevet a szabálynak. A befejezés előtt nevet kell rendelnie a szabályhoz. Használjon könnyen megjegyezhető dolgot, hogy a jövőben gyorsan letilthassa a szabályt. Jelölje be a "Szabály bekapcsolása" négyzetet a szabály engedélyezéséhez, majd kattintson a Befejezés gombra.
4. lépés Tiltsa le a szabályt
Amikor újra munkába áll, letilthatja a szabályt a Szabályok és figyelmeztetések menü újbóli megnyitásával. Válassza ki az aktív szabályok listájából létrehozott Out of Office szabályt, majd kattintson a Törlés gombra.
Tippek
- A szervezetet általában az Ön vállalataként határozzák meg, és olyan személyeket tartalmaz, akik Exchange Server-fiókkal rendelkeznek az Ön e-mail rendszerében.
- Az Eszközök menü megjelenik az Outlook főablakában. A főablak ugyanaz az ablak, amely az Outlook indításakor jelenik meg, és tartalmazza a Fájl, Szerkesztés, Nézet, Ugrás, Eszközök, Műveletek és Súgó menüket. Nincs olyan Eszközök menü az ablakban, amellyel elemeket, például e-mail üzeneteket, névjegyeket vagy feladatokat hozhat létre vagy tekinthet meg.
- Ha bejelöli az Automatikus visszajátszás a szervezetemen kívüli személyekhez jelölőnégyzetet, a Szervezetemen kívüli lap megjelenik (Be) a lap neve mellett.
- A névjegynek az Exchange Server Contacts mappájában kell lennie. Ha a névjegy csak egy mappában van, amely a személyes mappák (.pst) fájljának része, az automatikus válaszüzenet nem kerül elküldésre.
