Az eseménykezelés nagyszerű élmény, legyen szó privát bulikról, vállalati rendezvényekről, családok és barátok számára, vagy esküvőkről és egyéb hivatalos eseményekről. Ezt a munkát nagyon nehéz elvégezni, de nagyon kielégítő is. Valóban változtathat az érintett embereken, akik értékelni fogják a vendégszeretetét és a születésnapi parti, az évfordulók, az esküvő vagy bármely más ünnepség megszervezésére tett erőfeszítéseit. Az alábbi lépések megtanítják, hogyan lehet jó eseménymenedzser, hibajavítási javaslatokat ad, és gondos tervezéssel elkerülheti az összes problémát.
Lépés
1. rész az 5 -ből: Az alapok elsajátítása
1. lépés Határozza meg az elérni kívánt célokat
Mindez túl logikusnak tűnik, de le kell írnia, hogy megtudja, milyen méretű helyszín a legjobban működik, a megfelelő költségvetés, az esemény célja, a vendégek száma (vagy típusa), és milyen stratégiákat kell követni a konkrét eseményed. Mi az ideális végeredmény? Mit szeretne elérni?
- Miután eldöntötte, hogy milyen rendezvényt fog lebonyolítani (ünneplés, adománygyűjtés, oktatás, értékesítés, javaslat stb.), Gondolja át, miért teszi ezt. A motiváció ismerete segíthet koncentráltnak és energikusnak maradni.
- Néhány cél beállítása szintén segíthet a megfelelő cél elérésében. Nem próbálhatja meg továbbra is meghatározhatatlan gólt elérni! Ha csak 40 000 000 IDR -je van, és el szeretné érni az 50 000 000, 00 IDR -t, akkor célozza meg ezt az összeget, és segít elérni a célvonalat.
2. lépés. Válassza ki a dátumot és az időt
Ez a kettő a legfontosabb tényező az eseménytervezésben. Ne válasszon olyan dátumot és időpontot, amely miatt sok ember nem fog részt venni, különben minden eseménytervezési erőfeszítése hiábavaló lesz. Kerülje továbbá, hogy ezt a két elemet túl messze állítsa a jelentől - vagy akár túl közel -, mert a vendégek megfeledkeznek az eseményről, és más terveket készítenek. Ne üssön aranysárga szindróma az események menedzselése közben!
Ideális esetben két héttel korábban értesítse a vendégeket. Így van idejük terveket készíteni, és még egyszer vagy kétszer emlékeztetheti őket, mielőtt eljön az ideje. Ha lehetséges, néhány héttel korábban küldje el az eseménymeghívókat
3. lépés. Válasszon egy helyet
Miután meghatározta az esemény típusát és idejét, gondoljon a helyre. Közelítse meg a lehetséges helyszíneket azáltal, hogy előkészíti a dátumokat és mire lesz szüksége. Milyen típusú épületet szeretne használni, és hogyan rendezné be a teret? Vajon a vendégek a padokon ülnek sorokban, rendes padokon, étkezőasztalt kapnak, vagy szabadtéri piknikszőnyegeket? Az időjárási körülmények hatással lesznek? Lesz -e hely táncra, beszélői pódiumra vagy színpadra? Ha igen, készítsen tervet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a kívánt helyszín elég nagy.
- Mindig látogasson el a potenciális helyszínekre, és rajzoljon térképet. Ez a térkép "haditervként" használható, és lehetővé teszi az asztalterületek, az élelmiszer -ellátási útvonalak, a fogyatékkal élők (szükség esetén) és a kilépési útvonalak építésének felvázolását és kiosztását, valamint a különféle szükséges felszerelések betöltésének módját. Meg kell jelölnie az áramfejlesztők, külső berendezések, például hűtőszekrények, jéggépek, rácsok vagy tűzhelyek stb. Ezenkívül tanulmányozza a konnektorok és kábelek helyét (ezeket szőnyeg alá is takarhatja), és minden mást, ami biztonsági veszélyt jelenthet.
- Jogilag szüksége lesz önkormányzati engedélyre? A legtöbb esetben ez az engedély szükséges a bárok megnyitásához, de néha zajhoz, járművek megközelítéséhez és parkolásához, nagy épületekhez, például pavilonokhoz, tömegekhez és egyéb célokra is.
4. lépés Határozza meg a meghívni kívánt személyek számát
Hány embert hívhat meg a költségvetés és a helyszín alapján? Egyes események szigorúan korlátozódnak arra, hogy csak a meghívottak vegyenek részt, ezzel megkönnyítve a tervezést, de sokan mások további személyeket is engedélyezhetnek, például gyermekeket, házastársakat vagy barátokat. Azt is tudja, hogy minél több vendége van, annál több személyzetre lesz szüksége.
- A logisztikai problémák elkerülése érdekében ügyeljen arra, hogy mindig legyen elegendő hely az emberek mozgására a meghívottban.
- A régebbi létesítményekben általában a vendégek számát "pax" -nak nevezik, tehát ha a "150 fő" feliratot látja egy többcélú épületen, ez azt jelenti, hogy a befogadóképesség 150 vendég.
5. lépés. Határozza meg a költségvetést
Ideális esetben több emberrel számolhat, aki kiszámítja, mennyi pénzre lesz szüksége az eseményhez. Fizetsz a személyzetnek? Eszközök és találkozóhelyek bérlése? Étel és ital ellátása? Füzeteket vagy képeslapokat nyomtatni? Határozzon meg ésszerű összeget, és ennek alapján módosítsa a tervet. Ne hagyja túllépni a költségvetését, ha nem muszáj.
Lehet, hogy olyan helyzetben van, hogy lehetséges szponzorokat vagy adományokat szerezni, de legtöbbünk általában nem ilyen szerencsés. Ha nem tudja megjósolni a plusz pénzt, spóroljon amennyit csak tud. Ahelyett, hogy vendéglátó-ipari szolgáltatásokat bérelnének, szervezzenek egy szerencsés eseményt (a vendégek hozzák maguknak az ételeket). Továbbra is készíthet bizonyos ételeket, de általában mindössze egy étkezőasztalt, edényeket és hűtőszekrényt kell biztosítania. Ahelyett, hogy fotósot bérel, készítse el saját eseményét. Legyen kreatív, ha szükséges
6. lépés Állíts össze egy csapatot
Hozzon létre egy szervizcsapatot (még akkor is, ha ebbe a csapatba barátok, rokonok vagy más önkéntesek tartoznak), hogy kezelje a különböző releváns részeket, még akkor is, ha nem professzionálisan vezeti az eseményt, és csak kisebb családi eseményeket szervez. A jó nagyszabású rendezvényszervezés lényege az, hogy az embereket meghatározott területekre vezessük, és megbizonyosodjunk arról, hogy a csapat minden tagja ismeri a nagy tervet.
A személyzetet a lehető leghamarabb tájékoztatni kell a fontos ügyekről, akárcsak a többi csapat, amelyért fizet, és a meghívott vendégek. A lehető leghamarabb tájékoztassa a legénység minden tagját a feladatról, és lehetőség szerint adja meg a lehetőségeket. Ezenkívül próbáljon néhány embert készenléti állapotba hozni - mivel az esemény minden vonatkozásában mindig lesznek kisebb csuklások
7. lépés. Hozzon létre egy napirendet
Döntse el, mi fog történni a rendezvényen. Mikor kezdenek beszélni az előadók? Lesz -e ütemezendő játék, tevékenység vagy bemutató? Mennyi idő alatt esznek a vendégek? Határozza meg a napi tevékenységek részletes ütemtervét.
Mindig hagyjon teret a tévedéseknek; nem lesz egyetlen olyan esemény sem ezen a világon, amely pontosan a tervek szerint haladna. Az emberek későn érkeznek, a beszédek tovább tartanak, az élelmiszer -várólisták nem futnak zökkenőmentesen, vagy millió más probléma is felmerülhet. Tehát miközben tudnia kell, mi történik, értse meg, hogy ez csak a szervezésben való segítség, és semmi sem biztos
2. rész az 5 -ből: Futóesemények
1. lépés: Küldje el a meghívót
Ha nem, akkor honnan tudják mások, hogy rendezvényt szervez? Küldjön meghívót! Ezt ne hagyja figyelmen kívül. A meghívók az esemény fő arca. Az első benyomás arról, hogy mire számíthatnak az emberek, és arra készteti őket, hogy jöjjenek. Ennek a meghívásnak jónak kell lennie.
-
Fontolja meg a tipikus meghívókat - képeslapok, brosúrák stb. De ne próbáljon papírt használni: küldjön e -maileket, hírleveleket, vagy használjon olyan webhelyeket, mint a Facebook, a Twitter és az Eventbrite a meghívók, a vendégszámlálás és a naptárak küldéséhez.
Javítás: ha minél több embert szeretne bevonni, használja a Facebookot és a Twittert. Ha csak VIP vendégekre szeretné korlátozni, kerülje el ezt a két szolgáltatást, különben bajba kerül
2. lépés. Vegye figyelembe azokat, akik megerősítették jelenlétüket
Előre kell számolnia, hogy megtudja, mennyi és mire van szüksége, ezért jegyzeteljen! Lehet, hogy nem a számok fognak megjelenni, de így is áttekintést kap. Ebben segíthetnek az események kezelésére szolgáló webhelyek - bár használhat Facebook és Excel munkalapokat is.
Lépés 3. Kezelje a bérelni valót
Fényképészeknek, építőknek, tervezőknek és dekorátoroknak, meghívott előadóknak, szponzoroknak, szórakoztatóknak vagy zenekaroknak, vallási vezetőknek vagy tisztviselőknek, táncosoknak vagy demonstrációs eseményeknek kell feladatokat találnia, bérelnie, lefoglalnia vagy megbíznia velük? Mindezeket a szempontokat vegye figyelembe az ülőhelyek és az étkeztetés során, hogy szükség esetén ételt és asztalt készíthessen nekik.
- Készíteni fogsz ételeket és italokat? Ha igen, melyik csapattag felügyeli az ételek főzését, tálalását és higiéniáját? Milyen ételeket kell felszolgálni? Lehetséges, hogy a vendégek allergiásak, vegetáriánusak, cukorbetegek, vallási igényeik vannak, például halal vagy kóser, gluténmentesek stb. Lesznek csecsemők, kisgyermekek vagy idősek/sérültek, akik nem tudnak szilárd ételt enni?
-
A szórakoztatási és logisztikai szempontokat figyelembe vették? Ez a rész beszélhet a zenei berendezésekről, pavilonokról vagy sátrakról, valamint a színpadi menedzsment dekoratív hatásairól, amelyekre szüksége lesz, például mikrofonokról és erősítőkről, világításról, elektromos vezetékekről, vetítésekről és vetítőkről diavetítésekhez, füstgépekhez vagy más varázslatos színpadi effektekhez., például tükrök, céges bannerek és táblák stb.
Ha alvállalkozót bérel a szórakoztatás lebonyolításához, konzultáljon velük, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a szolgáltatási helyszínen, a színpadon és az ütemtervön kívül ők maguk tudják ellátni és előkészíteni a berendezéseket. Így tudhatja, mit kell tennie, hogy segítsen nekik
- A vendéglátó -ipari szolgáltatóknak, a virágüzleteknek, a szórakozásnak és más fontos embereknek sok időre van szükségük a felkészüléshez. A hirtelen kérések általában többe kerülnek. Ráadásul, ha nem tudják tartani a szavukat, akkor is lesz ideje alternatívákat keresni.
4. lépés. Keressen valakit, aki a házigazda lesz (MC)
Az MC -nek nem mindig kell megszerveznie a teljes eseményt, de ő irányítja. Az MC általában párttag, aki beszédet ír, eseménysorozatot jelent be, például étkezést, táncot, fontos vendégeket vagy szórakozást. Gyakran kommunikáljon ezzel a személlyel, és tartsa naprakészen.
Néha előfordulhat, hogy MC -nek kell lennie. Ha igen, akkor sokkal nehezebb lesz a feladata, mert addig kell dolgoznia, amíg az egész esemény be nem fejeződik. Állítson be csoportvezetőket a szolgáltató csapatához, hogy a legtöbb normál feladatot rájuk ruházza át
5. lépés: Gyűjtse össze a berendezéseket
Amikor felvesz egy csapatot, ellenőrizze kétszer, és győződjön meg arról, hogy rendelkeznek -e a szükséges tárgyakkal. Bizonyos esetekben csak saját maguk vagy bizonyos tételek készíthetők; Lehet, hogy külön kell beszereznie a szükséges berendezéseket. Ezeket az eszközöket kölcsönözheti, vásárolhatja vagy kölcsön is veheti a közösségi hálózatain. Ellenőrizze a szükségletek listáját, a szalvétáktól a hangszórórendszeren és a csatlakozókábeleken át.
A dekoráció minden esemény fontos része. Asztalterítők, virágok, ajándékok, gyertyák, lufik, transzparensek vagy fotó hátterek, vörös szőnyegek stb. mindig előre meg kell tervezni
6. Lépés kielégítése
Az egyik dolog, amit sok kezdő elfelejt, az esemény helyszínének felszereltsége. Van elegendő létesítmény a helyszínen? Ilyenek például a WC -k és zuhanyzók, a parkolóhelyek, a fogyatékkal élők könnyű hozzáférése, az öltözők, a raktárak és a konyhák, a vízvezetékek, a borhűtők, az elektromos áramhoz való hozzáférés stb. Így előre láthatja az esetlegesen felmerülő akadályokat.
Gondoljon az eseményen kívül is: szüksége lesz-e szállításra és szállásra a városon kívüli/tengerentúli vendégek vagy a szálloda delegáltjai számára? Foglalnia kell egy helyet a rendezvényre és onnan való szállításhoz?
Lépés 7. Tudja, kivel fog találkozni
Az esemény társadalmi hierarchiájának megértése - még akkor is, ha nem az Ön eseménye - elengedhetetlen ahhoz, hogy tudjunk bármilyen helyzetet kezelni. Mivel az ügyfeleknek hinniük kell benned, tudd meg ezeket a dolgokat:
- Kik a legfontosabb vendégek - ezt általában könnyű észrevenni, amikor az esemény ünneplés -, például a menyasszony és a vőlegény egy esküvőn. Mindazonáltal az ügyfél nem mindig a legfontosabb vendég, annak ellenére, hogy még mindig a csoport egyik félének minősül. Vagy előfordulhat, hogy ügyfele egyáltalán nem vesz részt.
- Kik azok a vendégek, akik a fogadó vendégtípus - ezek azok az emberek, akik gyakran vendéglátóként viselkednek az asztaluknál, és általában jól tudnak társasági kapcsolatokat kialakítani és motiválni más vendégeket. Hasznosak a kellemes légkör fenntartásához és a beszélgetéshez, amikor megnyugodnak a dolgok, táncra ösztönzik az embereket, vagy új barátságok céljából bemutatják az embereket más vendégeknek. Rendszerint megbízhatóak és hasznosak az események naprakészen tartásához, mivel vészhelyzetben segíthetnek vagy akár vendégszónokként/MC -ként is szolgálhatnak. Az ilyen emberek tartják zökkenőmentesen az eseményeket az élen.
- Kik a béketeremtő típusú vendégek? Ezeket az embereket mindig szem előtt kell tartania, mivel ők azok, akikkel konzultálni szeretne a problémákról. Szükség esetén bevonja őket a kezelésbe és a vitába is. E csoport vendégei általában a család feje, gyámja vagy biztonsági vezetője.
- Ki a döntéshozó. A legtöbb esetben a döntéshozó te magad vagy a menedzser, de ha egy kulcscsoport bevonása nélkül kell konzultálnod a vendégekkel (mivel általában arra koncentrálnak, hogy jó házigazdák legyenek), tudd meg, kit kell látnod vészhelyzet esetén. Egyszerűen fogalmazva, ez a személy fizeti a számlát a szolgáltatásaiért, vagy bárki, akit "ügyfélnek" nevez.
3. rész az 5 -ből: A célvonal megközelítése
1. lépés. Ismerje meg a helyszínt
Az esemény kezdete előtt ellenőrizze a helyszínt, és döntse el, hogyan fogja össze a dolgokat. Előfordulhat, hogy további elrendezéseket kell megadnia az alaprajzhoz - például a vezetékek, a világítás stb. És ha ezeket a dolgokat nehezen találja meg, a vendégek is tapasztalhatják ugyanezt, ezért vegye figyelembe a gyakorlati szempontot!
Készítse el a telepítési tervet és az időzítéseket, amikor csak lehetséges. Ha valami nem illik, hagyja abba. Beszéljen a helyszín vezetőjével, és megtudja, mit tehet a segítségnyújtás érdekében, és ha vannak övezeti szabályok, amelyeket be kell tartania, különösen vészhelyzet esetén
2. lépés: Fontolja meg ajándékok készítését a csapat számára
A személyzet tagjai keményen fognak dolgozni. Az elismerés és a teljesítmény megőrzése érdekében készítsen egy kis ajándékot, amelyet az esemény befejezése után ad át. Palackozott italok, granola rudak, csokoládék, egyéb apróságok, bármilyen illik hozzád, segít megőrizni a moráljukat.
Fontolja meg azt is, hogy adjon nekik egy brossot vagy egy kis bulit, hogy úgy érezzék, részesei az eseménynek, és emlékeznek rá. Ügyeljen arra is, hogy folyamatosan etessék és öntözzék őket! A csapat olyan erőforrás, amelyet a jövőben is használnia kell
3. lépés. Ellenőrizze az összes csapatot és kívülállót
Az esemény előtt győződjön meg arról, hogy mindenki egyetért. Adjon világos utasítást a személyzetnek, hogyan juthat el a helyszínre, és adja meg elérhetőségét vagy névjegyét, hogy útbaigazítást kérhessenek. Végezetül győződjön meg arról, hogy mindennek nincs kérdése.
Győződjön meg arról, hogy mindenki jól érzi magát a feladattal. Lehet, hogy néhányan nem akarják ezt elmondani, ezért próbálja meg elolvasni őket. Magabiztosnak és magabiztosnak tűnnek? Ha nem, nyugtassa meg őket, tekintse át a feladatokat, és tegyen fel néhány alapvető kérdést. Ha kétségei vannak, párosítsa a kételkedőt egy képesebb partnerrel
4. lépés Készítse elő a névjegyzéket és szükség esetén más fájlokat
A személyes beállítások ugyanolyan fontosak, mint az események szervezése. Ha mindig rendben vagy, még akkor is, ha bizonyos dolgok összezavarodnak, minden rendben lesz. De különben az esemény állapota teljesen tönkremenne. Íme néhány módszer a felkészülésre:
- Hozzon létre egy névjegyzéket telefonszámokkal és címekkel. A cukrászda azt hitte, te vagy az, aki átveszi a rendelést? Nem számít. Hívja fel csapatának egyik tagját, aki az üzlet közelében lakik, és vegye fel őt az esemény helyszínére vezető úton.
- Ellenőrző lista létrehozása. A csapatjelentések alapján tudni fogja, hogy milyen elemek, felszerelések és elemek hiányoznak még.
- Ennek megfelelően készítse el a fizetési bizonylatot és a számlázási igényeket. Minél alaposabb, annál kevesebb problémája lesz a jövőben.
5. lépés. Kerülje az utolsó pillanatban végzett változtatásokat
Lesznek rendszeres művészi változások? Az esküvők általában ilyenek, az ügyfél az utolsó pillanatban tervezési változtatást szeretne, ezért feltétlenül mondja meg neki a változás végső dátumát. Általában ez a határidő 1 héttel az esemény előtt van, hogy az ügyfelek szabadon maradhassanak, de Ön is védve van az utolsó pillanatban végrehajtott változtatásokkal szemben, amelyek nehézkesek és költségesek.
Ha a változtatások egyszerűek, kicsik vagy alapvetőek, és felhasználhatják a már telepített dekorációkat, akkor lehetőleg ne utasítsa el az ügyfél kérését. Ügyeljen arra, hogy a lehető legjobban kielégítse az ügyfél igényeit egy olyan eseményben, amely nagyon érzelmes lehet
4. rész az 5 -ből: A valós esemény kezelése
1. lépés. Készítsen elő mindent
Legyen Ön az első, aki a helyszínen felügyeli az előkészületeket. Győződjön meg arról, hogy mindenki megfelelően számol be, és ha nem, hívjon. Segítsen azoknak, akik segítségre szorulnak, mutassa meg azokat, akiket irányítani kell, és szükség esetén lépjen félre. Óvja magát attól, hogy megsérüljön, amíg az esemény véget nem ér.
Kicsit nyugodtabbnak érzi magát, ha rendelkezik ellenőrző listával. Készítse el ezt a listát a személyzet, a külső személyzet, a dekoráció és a felszerelés, valamint a felszerelés számára. Miután mindent ellenőriztek, fellélegezhet
2. lépés. Feladatok átruházása
Ne féljen megtenni. A fő tényező, amely stresszt okoz egy eseményben, az idő. Pénz megtakarítása érdekében készüljön fel a munka megosztására. Ha valaki nem működik optimálisan, adjon más, neki megfelelőbb feladatot. Nem vagy rögzítő vagy túlléped a határokat; Csak azt a munkát végzi, amely a kötelessége.
A feladatok átruházásakor legyen határozott, de udvarias. Mondja: "John, most szükségem van rád, hogy segítsen a vendéglátásban. Köszönöm." A személyzetnek lelkesnek kell lennie az esemény lebonyolításában. Győződjön meg arról, hogy minden zökkenőmentesen megy, ha Ön a szükséges vezetőfigura
3. Légy rugalmas
Ez azt jelenti, hogy meg kell győződnie arról, hogy minden a tervek szerint halad, és segítenie kell, vagy mentési tervet kell futtatnia arra az esetre, ha valami baj történne - és képesnek kell lennie elfogadni azt. Ha elkezdesz stresszelni, nem fogsz tudni egyenesen gondolkodni. Ha az elme nem tiszta, soha nem fog jó eredményeket elérni. Tehát amikor a hangszóró tíz percet vesz igénybe, és figyelmen kívül hagyja jelzéseit, vagy megpróbálja elterelni a figyelmét, lazítson. Csak állítsa be a desszert ülést, senki sem veszi észre. A rendezvény továbbra is zökkenőmentesen fog lezajlani.
Problémák mindig lesznek. Nem lehet mindent előre megjósolni, és minél hamarabb elfogadja ezt, annál jobb. A nyugodt és stabil eseménymenedzser nagyon hasznos lehet minden eseményhez; de ha feszült vagy és nem nyugodt, akkor rosszul alakulhatnak az események. Tehát lazítson és menjen az áramlással - a műsorának vége szakad
4. lépés. Mondja el mindenkinek a legújabb fejleményeket
Győződjön meg arról, hogy a vendégek száma és igényei még mindig helyesek az esemény napján, és a lehető leghamarabb értesítse a szervizcsapatot minden változásról. Önnek kell lennie az első szempárnak, aki észreveszi, ha valami nincs rendben.
Konzultáljon az ügyféllel, hogy lássa, hogyan érzi magát; izgatott, ideges, aggódó, unott vagy kimerült lehet, és problémái lehetnek. Segíthet neki, ha megértő, kedves szavakat mond, és gyakorlatilag segít neki. Szánjon időt arra, hogy szükség esetén lelkesedést keltsen a vendégek és a csapat számára
5. lépés. Végezze el a munkáját
Bízzon és tisztelje a szervizcsapatot, hogy saját dolgát tegye - ha már szilárd alapokat adott nekik, minden rendben lesz. Ajánlja fel segítségét, ha szükséges, de ennek a csapattagnak elég tapasztaltnak kell lennie ahhoz, hogy egyáltalán nincs szüksége segítségre. Íme néhány dolog, amit érdemes észben tartani:
- Először viselkedjen recepciósként vagy recepciósként. Találkozzon és üdvözölje (ha szükséges) minden vendéget érkezéskor. A szerepkörök átvitele MC -re, amikor az esemény elkezdődik. Itt a menedzseri szerepkör aktívabb lesz a problémák megoldásával és annak biztosításával, hogy minden kulisszatitki munka, például az ételek elkészítése és kiszolgálása a tervek szerint haladjon.
- Figyeljen a vendégekre, és tartsa a kapcsolatot az MC -vel. Tedd meg titokban, csak abban az esetben, ha változtatnod kell a terveiden.
- Tartsa távol magát a legfontosabb vendégektől - ez az előadás róluk szól -, de bizonyos pillanatokban ellenőrizze, hogy könnyen elérhető helyen tartózkodik -e. Kérdezze meg tőlük, hogyan vélekednek a műsorról, valamint az esetleges problémákat, kéréseket vagy javaslatokat.
6. lépés. Marketing eseményekhez készítsen ajándéktárgyakat
Ügyeljen arra, hogy minden vendég emlékezzen a jó időkre. Még a boldog emlékeknél is többet kívánhat: például webhelylátogatásokat, jövőbeli adományokat, a szájról szájra terjedő szempontokat stb. Ossza meg ajándéktárgyait, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az esemény eléri a célt. Legyen szó képről, plakátról vagy golyóstollról, a vendégeknek emlékeztetniük kell az eseményre valamit, amellyel remekül megbizonyosodhatnak arról, hogy emlékeznek rájuk.
7. lépés. Gratulálunk Önnek az esemény befejezése után
A legtöbb esemény önálló, amikor elkezdődik, de a kemény munka a felkészülési időszakban van, amit senki sem vesz észre. Szóval gratulálj magadhoz, mert megérdemled a boldogságot!
Az esemény után szánjon időt arra, hogy találkozzon és köszönetet mondjon az ügyfélnek. Javasoljuk, hogy ajánljon fel egy megfelelő és szívhez szóló ajándékot, hogy emlékezzen a velük töltött időre, mivel az ilyen apró érintések gazdagítják az élményt, és lehetővé teszik számukra, hogy javaslatot tegyenek szolgáltatásaikra a jövőben. Ha egy rendezvényen ajándékokat ad, esemény utáni ajándékokat, például virágokat, fotókat az eseményük kedvenc pillanatairól (pl. Szalagátvágás, csúcspont bemutató, díjátadó, esküvői csók, születésnapi gyertyák fújása stb.), Vagy egyéb ajándékokat megfelelő lehet
8. lépés. Tisztítsa meg a helyet, és menjen haza
Ahogy az anyukák mondják: "Hagyja ugyanabban az állapotban, mint amilyennek" - így vannak a helyszínekre vonatkozó elvek is. A dolgokat ugyanabban az állapotban kell hagyni, mint azelőtt, amikor hozzájuk érkezett - az eseménymenedzsment egy érzékeny üzletág, amelyben nincs sok tévedési lehetőség. Tehát tudassa a legénység tagjaival, hogy itt az ideje, hogy kitisztítsák a webhelyet, és ne engedjék haza őket, amíg minden rendeződik. Neked is közbe kell avatkoznod!
Amellett, hogy jó dolog, megakadályozza azt is, hogy drágább számlákat számítsanak fel. Sok helyen felárat kell fizetni a takarításért, ha van rá lehetőségük. Tehát tegyen meg mindent, hogy elkerülje a rejtett díjakat
Lépés 9. Fejezze be a változás, fizetés és köszönet minden érintett félnek
Előfordulhat, hogy gondoskodnia kell a bérelt vagy kölcsönvett eszközök visszaadásáról, és konzultálnia kell az ügyféllel tapasztalatairól. Még ha nem is kap fizetést, szánjon időt arra, hogy megköszönje nekik, és mondja el, hogy élvezte velük az esemény lebonyolítását. Cserélhet névjegykártyákat egymással?
Köszönöm a legénység tagjainak is! Győződjön meg arról, hogy minden fél fizetett (és fizetett is), mentse a számlákat, és végezze el a dolgokat. Az egyik utolsó embernek kell elhagynia a helyszínt - győződjön meg arról, hogy minden rendben van
5. rész az 5 -ből: Hibaelhárítás
1. lépés. Tudja, hogyan kell kezelni azokat a vendégeket, akik későn érkeznek, és más problémáik vannak
Ez gyakori probléma, ezért jobban fel kell készülnie. A késés elkerülhetetlen (pl. Előre nem látható közlekedési problémák miatt), és általában más, időben érkező vendégek is tolerálják. Ezért számos dolgot tehet a megelőzés érdekében:
- Győződjön meg arról, hogy az esemény időpontja egyértelműen fel van írva a meghívóra. Ha RSVP rendszert futtat, győződjön meg arról is, hogy az időt megerősítette. Kommunikáljon (a kapcsolatfelvételi lapon keresztül) az MC -vel, az érintett vendégekkel (általában a vezető párttaggal), a szórakoztatókkal és a konyhai személyzettel, ha olyan akadályba ütközik, amelyet nem lehet könnyen megoldani. Ha a késleltetett vendégek állnak az esemény középpontjában (pl. A vőlegény és a menyasszony), akkor általában:
- Kérjük, lépjen kapcsolatba a függőben lévő vendéggel, hogy ellenőrizze a várható érkezési időt. Azonnal lépjen kapcsolatba a konyhával a legújabb fejleményekről, hogy beállíthassák a főzési sebességet az időnek megfelelően.
- Kerülje annak bejelentését, hogy az eseményt bizonyos vendégek miatt elhalasztották (mert a buli magától kitalálja), de tudassa a fővendégekkel, hogy tisztában van a helyzettel. Mondja el nekik, mit tervez, de hagyja, hogy javaslatokat is tegyenek, mivel általában ismerik a vendéget, és tudják, mit kell tenni ebben az összefüggésben.
- Ügyeljen a beszéd időzítésére. Ha a kulcsvendégek későn érkeznek, szolgáljanak fel további előételeket és/vagy korai italokat, hogy megakadályozzák az időben érkező többi vendég unatkozását, és biztosítsák elfoglaltságukat.
- Ha a vendégek nagyon későn fognak késni (például ha nem késleltethető ételeket, például szuflét szolgálnak fel), akkor kezdje el az eseményt a tervek szerint. Amikor megérkeznek, tálalja a következő adagot (még akkor is, ha ez az adag desszert).
- Készüljön fel a táncra, a játékra, a vígjátékra vagy más szórakozási formára (különösen a zenére), és győződjön meg arról, hogy vannak további zavaró tényezők, például csoportképek. Ezt a biztonsági mentési stratégiát előző nap kellett volna elkezdeni.
-
Azoknak a vendégeknek, akik szándékosan későn érkeznek, ne vegye ezt hibának a menedzserként. Tehát az Ön feladata, hogy a többi vendéget tegye előtérbe, és győződjön meg arról, hogy szükségleteik kielégülnek. Lényegében úgy cselekedjen, mintha semmi baj nem történne, és lépjen tovább az eseménnyel.
2. lépés. Tudja, hogyan kell kezelni az étkezési problémákat
Ezen a területen ritkák a problémák, különösen akkor, ha alaposan megtervezte a terveit, de időnként előfordulnak balesetek (például egy vendég vagy kisgyerek elrontja az ebédlőasztalt, vagy egy esemény a konyhában). Először tisztában kell lennie a vendégtípusokkal, akik részt vesznek, így mérlegelheti, hogy mikor és hol kerülnek ki az ételek (pl. Svédasztalos ételeknél), valamint a vendégek ülőhelyét.
- Minden kiömlött anyagot biztonsági okokból azonnal el kell takarítani, még akkor is, ha ez azt jelenti, hogy meg kell szabadulnia a vörös szőnyegtől, a díszes dekorációtól és a bútoroktól. A folt elrejtése anélkül, hogy befolyásolná egy tárgy (például antik bútordarab) megjelenését vagy épségét, ezért először szabaduljon meg tőle. Ha van biztonsági másolata, használja azt; ellenkező esetben diszkréten mozgassa a tárgyat, hogy a vendégek ne vegyék észre.
- Javasoljuk, hogy köteleket, függönyöket vagy paravánokat használjon az ételek elrejtésére (pl. Rendetlen asztal, vagy a következő étel elkészítése közben), mivel egyes vendégek a látható ételeket bármikor szabadon fogyaszthatónak érezhetik - bár ez nem feltétlenül így van.szándéka szerint.
- Menük keverése. Ha egy edényt nem lehet felszolgálni (például azért, mert megégett), akkor szabaduljon meg mindettől, vagy keressen új alternatívát. Csökkentse az adagokat, hogy megtakarítsa az élelmiszereket, de növelje más ételek adagjait, hogy kiegyensúlyozott legyen. Szükség esetén tájékoztassa a vendégeket.
- A vegetáriánusoknak, a válogatósoknak, az allergiásoknak vagy a különleges étrendű/vallású embereknek gondoskodniuk kell az igényeikről - ezt meg kell tenni jó tervezéssel. Néha azonban a vendégek elhozzák családtagjukat, házastársukat vagy közeli barátjukat, anélkül, hogy megmondanák, különösen, ha a meghívó ingyenes. Ha ez megtörténik, a megoldás egyszerű. Számolja meg a legutóbbi vendégeket, és amikor megérkeznek az ajtóhoz, kérdezze meg a speciális étrendi igényeket, és azonnal szóljon a kiszolgáló és a konyhai személyzetnek.
- Ha nagy csoportok nem vesznek részt az eseményen sötét vendégként, küldjön egy csapattagot a konyhába, és számolja meg vele az állományt. Ha szükséges, vásároljon további élelmiszereket. A konyha részleg általában minden esetben túlbecsüli az adagokat, így a lemondások gyakoribbak, mint az élelmiszerhiány. Korlátozott adagok is megspórolhatók, ha további tölteléket adunk hozzá, például kenyeret, salátát vagy zöldségételeket, olyan összetevőket, amelyek könnyen beszerezhetők a helyi szupermarketben.
3. lépés. Tudja, hogyan kell bánni a kisgyermekekkel
Ne feledje, hogy sok menedzser gyakran elfelejti vagy alábecsüli a gyerekek intelligenciáját, szükségleteit és vágyait egy eseményen. Ugyanolyanok, mint a felnőttek - szórakozni akarnak, és nem unatkozni. Ne feledje, a szülők is megsértődnek, ha egy esemény nem tudja kielégíteni gyermekeik igényeit. Jó ötlet, ha minden gyermek részvételéről megerősítést kér a részvételről (RSVP).
- A fiatalabb (10 év alatti) gyermekeket jobb, ha előre étellel vagy harapnivalóval szolgálják fel, mivel előfordulhat, hogy a vacsorát 20:00 óráig nem szolgálják fel. Ez az adagolási idő általában túl késő a legtöbb gyermek étkezési idejéhez. Az ételeknek, amelyeket gyermekeiknek adnak, szórakoztatónak és egészségesnek is kell lenniük, de mégis különlegesnek kell lenniük, különleges érintéssel - ez segít a szülőknek segíteni, és vendégként élvezhetik az eseményt.
- A 10 év feletti gyermekek általában felnőtt ételeket és adagokat kaphatnak, még akkor is, ha nem fejezik be, de gyermekmenüt is kínálnak nekik (természetesen szülői engedéllyel), ha úgy tűnik, hogy nem szeretik. Általában a 13-18 éves tizenévesek gyakran ugyanazokat az ételeket kérik, mint a fiatalabb gyermekek, például hamburgert és krumplit, a formálisabb éttermi ételek helyett. A gyermekeknek szánt ételeket általában az "Alternatív menü" kifejezéssel írják. Játsszon biztonságosan, és beszélje meg kulcsfontosságú vendégeivel terveit, amelyekkel továbbra is sikeresen kielégítheti fiatalokat és időseket.
- Biztosítson területet a kisgyermekes anyáknak. Kielégítse szükségleteiket, például szüneteket a vécében, szoptatási igényeket stb., És készítsen pihenőhelyet a nagyon kisgyermekek számára, hogy fáradtságuk esetén aludhassanak.
4. Lépés. Tudja, hogyan kell kezelni a részeg vagy durva vendégeket, a betolakodókat és így tovább
Ezek a vendégek néha gondot okoznak, családi és céges rendezvényeken egyaránt. A politikát és a drámát is magukban hordozzák, és kívülállóként nem biztos, hogy rájössz. Tehát mindig legyen készenlétben.
- Az esemény előtt érdeklődjön az ügyfélnél vagy a kulcsvendégeknél, hogy megtudja az ilyen lehetséges problémákat, vagy válasszon néhányat, ha a legfontosabb vendégeket nem szabad zavarni. Így megbizonyosodhat arról, hogy az emberek a megfelelő helyen ülnek, és nem okoz problémát. Készítse fel a kiszolgáló személyzetet vagy a legfontosabb vendégeket, hogy informális felügyelőként lépjenek fel, legyenek éberek és szükség esetén segítsenek. Az Ön feladata, hogy gondoskodjon az esemény zökkenőmentes lebonyolításáról, és távol maradjon a személyes ügyektől, hacsak nem feltétlenül szükséges. Tehát győződjön meg róla, hogy tudja, ki az eseményen "béketeremtő" típusú vendég (akik segíthetnek az esemény zökkenőmentes lebonyolításában).
- Mivel nehéz lehet megtagadni az alkoholfogyasztást a részeg vendégeknek, vagy haragos és durva vendégekkel foglalkozni, a legjobb, ha bevonjuk a békefenntartó vendéget. Csak akkor vegye fel a kapcsolatot a jogi személyzettel, ha szükséges, és miután megbeszélte a legfontosabb vendégekkel. Még mindig ébernek kell lennie, még akkor is, ha kis eseményeket futtat, vagy a kertben.
- A hívatlan vendégek nehéz ügyek. Ha jönnek, és felhajtanak, dobja ki őket, ha szükséges - konzultáljon a legfontosabb vendégekkel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy ezeket az embereket nem keresik. Ha sok erőszakos lázadó van, akkor az a dolga, hogy megvédje a többi vendéget, és lépjen kapcsolatba a biztonsággal vagy a rendőrséggel, ha ezek a lázadók nem hajlandók elhagyni a helyiséget, miután menedzserként és/vagy kulcsvendégekként felkérték.
- A vendégek általában szeretnek névjegykártyákat mozgatni az asztal körül, így leülhetnek a kívánt személy mellé, vagy a kívánt asztalhoz. Konzultáljon a legfontosabb vendégekkel arról, hogy ez hogyan engedélyezett. Általában előre meg kell szerveznie az asztalterveket, és meg kell szereznie a legfontosabb vendégek jóváhagyását. Ha ennek az asztalnak a helyzete állítólag helyes, akkor jobb, ha idő előtt távol tartja a vendégeket az étkezőtől. Általában a bár, a lobbi vagy a váróterem használható a vendégek fogadására. Ha bizonyos csoportosulások különösen fontosak családi kérdések miatt, akkor gyűjtsük össze az embereket, és csoportonként vezessük őket külön asztalokhoz, és helyezzük őket a megfelelő sorrendben.
5. lépés. Tudja, hogyan kell kezelni a rossz időjárást
Világszerte néha váratlanul rossz idő lesz, például eső vagy hó. A hideg szél vagy a forró levegő is problémákat okozhat. Míg az időjárás általában nem befolyásolja nagyban, ha a rendezvényt beltéren tartják, fel kell készülnie a kültéri kihívásokra. Ha megjósolhatja a zord időjárást, fontolja meg az esemény helyszínének megváltoztatását. Ha nem tudja, béreljen sátrat vagy nagy pavilont (az ár drága lehet, különösen, ha szeszélyből történik). Fontos az időjárás követése; ha az eseményt már elrontották emiatt, akkor szinte lehetetlen kijavítani az eseményt, ezért a lehető legtöbbet hozza ki abból, amit már tud és birtokol.
A világ sok részén ma már van kötvény a rossz időjárásra vagy más problémákra. Ha olyan területen tartózkodik, amely hirtelen időjárási változásokról ismert, kérjen megerősítést, ha az esemény átütemezhető, így az ügyfelek legalább spórolhatnak a berendezések, a helyszín és a kiszolgáló személyzet bérleti költségein
Tippek
- Készítsen elő egy kis helyet, amely tele van olyan tárgyakkal, mint például extra szalvéták a kiömlött anyagok letörléséhez, tűzoltó készülékek, elsősegély -készletek és egyéb véletlenszerű készletek. Nem lesz rá szüksége, ha jól alakulnak a dolgok, de jobb, ha nagy eseményre kell figyelnie.
- A fáradt vagy jet lag -ot tapasztaló vendégeknek és hangszóróknak biztosítani kell kondíciójukat. Szükség esetén közvetlenül konzultáljon velük vagy asszisztenseikkel a gyógy- és masszázskezelések, vagy a test felfrissítésének egyéb módjairól. Küldhet nekik ételt is, ha egy ideje nem ettek, vagy gyógyszert, ha kissé rosszul érzik magukat (például fejfájás repüléstől vagy idegességtől, vagy gyomorfájás). Ha szükséges, forduljon orvoshoz. A fáradt vendégek és hangszórók tönkretehetnek egy eseményt, bár az összes többi kihívást legyőzheti.
- Győződjön meg arról, hogy mindenki látja és hallja a színpadot, a zenét vagy a beszédet.
- Ne feledje, hogy mások eseményeinek kezelése megtiszteltetés. Bár ez nagyon megterhelőnek és nehéznek tűnhet, az Ön hozzájárulása sok embert boldoggá tehet, így egész életükben emlékezni fognak az eseményre. Ezenkívül azt is megszokta, hogy olyan képességekkel rendelkezik, amelyek hasznosak a mindennapi életben.
- Menedzserként előfordulhat, hogy rögtönzött házigazdaként vagy akár táncpartnerként kell fellépnie, hogy biztosítsa az esemény zökkenőmentes lebonyolítását. Fejlessze a beszéd- és tánctudást, de ugyanakkor delegálja a vezetői szerepeket más csapattagokra, akik átmenetileg elfoglalhatják a helyét. A cél itt az, hogy senki ne üljön nyugodtan az asztalnál.
