A folyamatábrák ideális eszközt jelentenek a nehezen érthető folyamatok egyszerű fogalmakká való bontására. A megfelelő folyamatábra elkészítése kiegyensúlyozza a továbbításhoz szükséges információkat és a továbbítás egyszerűségét. Kövesse ezt az útmutatót, hogy folyamatábrát készítsen Excelben és Wordben.
Lépés
Módszer 1 /3: Koncepció tervezése
1. lépés. Írja le az alapfogalmat
A sikeres folyamatábra kulcsa az, hogy könnyen olvasható. Győződjön meg arról, hogy az alapfogalmakat feljegyezték, és a fogalmak közötti fejleményeket egyszerű lépésekben ismertetik.
Győződjön meg arról, hogy megkülönböztető végpontja van a diagramtervben. Ez megkönnyíti a diagram olvasását
2. lépés Döntse el, hogy a szabványos vagy úszósík formátumot választja
A szabványos folyamatábrák a folyamatokat a kulcsfogalmak és a szükséges műveletek szerint bontják le. Ha folyamatábrán több csoport is részt vesz a folyamatban, az úszósík formátuma segíthet megjelölni, hogy ki tegye ezt. A folyamatábra minden lépése egy „sávba” (más néven útvonal) kerül a feladat végrehajtásáért felelős csoportba (marketing, értékesítés, HR stb.).
- A Swimlane rendszerint vízszintes vagy függőleges formátumú. A kiindulópont a diagram bal felső sarka.
- A Swimlane tervezése nehéz lehet, ha több olyan koncepció létezik, amelyeknek oda -vissza kell közlekedniük az osztályok között. Ez megzavarja a diagramot.
3. lépés. Folyamatábra készítése
Mielőtt elkezdené a folyamatábra szoftverrel történő tervezését, rajzolja le egy papírlapra. Helyezze el a vázlatot a tetejétől kezdve, és bontsa ki alatta a diagramot.
- A legtöbb folyamatábra alapvető bináris elveken működik. Abban a pillanatban, amikor a variációs folyamat bekövetkezik, az olvasó egy Igen vagy Nem kérdéssel (azaz igen vagy nem) jelenik meg. A válasz elvezeti az olvasót a megfelelő fogalomhoz.
- Használjon különböző alakzatokat a különböző típusú fogalmak vagy döntések ábrázolásához. A vizuális jelek hozzáadása elősegíti az olvasást és a megértést.
4. lépés. Izolálja az összetett folyamatokat
Ha a folyamatábra területei túl sűrűvé válnak, ossza fel az alfolyamatokat egy új folyamatábrara. Adja hozzá a dobozt alfolyamat -referenciaként az eredeti folyamatábrához, és hagyja, hogy az olvasó visszatérjen a kibontott szakaszon keresztül.
2. módszer a 3 -ból: Folyamatábra készítése Excelben
1. lépés. Készítsen rácsot
Az Excel munkalapok alapértelmezés szerint úgy vannak formázva, hogy a cellák szélesebbek legyenek, mint amilyenek. Az egyenletesség érdekében állítsa a cella méretét négyzetre. Ehhez kattintson a Munkalap bal felső sarkában található Összes cella kiválasztása gombra.
- Kattintson jobb gombbal az egyes oszlopfejlécekre, és válassza a menüből az Oszlopszélesség lehetőséget. Írja be a 2.14 -et a mezőbe, és nyomja meg az Enter billentyűt. Ez minden cellát tökéletes négyzetmé alakít.
- Aktiválja a Snap to Rács funkciót az Elrendezés vagy Oldalelrendezés lap Igazítás menüjében. Ezáltal a létrehozott objektum átméreteződik, így illeszkedik a rácshoz, és egységes alakzatot hoz létre.
2. lépés Állítsa be a margókat
Ha a munkalapot Wordbe vagy más programba exportálja, győződjön meg arról, hogy a margóvonalak igazítva vannak. Használja a Margók menüt az Oldal elrendezése vagy az Elrendezés lapon, hogy a margókat a diagram exportáló szoftverhez igazítsa.
A dokumentum tájolását (álló vagy fekvő) beállíthatja az Elrendezés fül Tájolás menüjével. A folyamatábrának, amely balról jobbra halad, fekvő formátumúnak kell lennie
Lépés 3. Hozza létre az alakzatot
Kattintson a Beszúrás fülre, és válassza az Alakzatok menüt. Válassza ki a létrehozni kívánt alakzatot, majd az egérrel rajzolja meg a doboz méretét. Egy alakzat létrehozása után megváltoztathatja annak színét és vonalstílusát a megnyíló Formátum fül eszközeivel.
4. lépés. Szöveg hozzáadása
Ha szöveget szeretne hozzáadni az alakzathoz, kattintson az alakzat közepére, és kezdjen el gépelni. A betűtípust és a stílust a Kezdőlap lapon állíthatja be. Győződjön meg arról, hogy a szöveg rövid és tömör, és könnyen olvasható.
5. lépés: Csatlakoztassa az összes alakzatot
Nyissa meg az Alakzatok menüt a Beszúrás lapon. Válassza ki az igényeinek leginkább megfelelő vonalstílust. Vigye az egeret az első alakzat fölé. A végén egy kis piros doboz jelenik meg, amely jelzi, hogy hol csatlakoztathatók a vonalak.
- Indítsa el a sort a piros négyzetben, és húzza a második alakzatra.
- A második alakzaton piros dobozok jelennek meg. Helyezze a végpontot az egyik doboz vonalára.
- Most minden űrlap össze van kapcsolva. Ha elmozdítja az alakzatot, a vonalak összekötve maradnak, és a megfelelő szöghöz igazodnak.
- A Beszúrás lapon elérhető szövegmezőbe írva fűzhet megjegyzéseket az összekötő vonalhoz.
6. lépés. Töltsön le egy sablont
Ahelyett, hogy folyamatábrát készítene a semmiből, különféle Excel -sablonokat és varázslókat használhat, amelyek ingyenesen elérhetők vagy fizethetők az interneten. A legtöbb ilyen sablon időt takarít meg a diagramok készítésénél.
3. módszer 3 -ból: Folyamatábra készítése a Wordben
1. lépés Helyezzen be egy vásznat
Folyamatábra létrehozásának legegyszerűbb módja a Wordben, ha először vászont készít. A vászon segítségével szabadabban dolgozhat az alakzatok rajzolásával, és engedélyezhet bizonyos funkciókat, amelyek általában nem érhetők el, például az összekötő vonalakat.
Kattintson a Beszúrás fülre. Válassza az Alakzatok menüt, majd a menü alján kattintson az Új rajzvászon elemre. Pontozott vászonvonal jelenik meg a dokumentumban. A vászon méretét a szögének megváltoztatásával állíthatja be
2. lépés. Aktiválja a rácsot
Rács segítségével egységes alakzatot hozhat létre. Aktiválásához kattintson a vászonra, hogy aktívvá tegye. A Formátum lapon kattintson az Igazítás gombra, majd válassza a Rácsbeállítások lehetőséget. Jelölje be a négyzeteket a rácsvonalak megjelenítéséhez és az alakzatok igazításához.
Lépés 3. Hozza létre az alakzatot
Az aktív vásznon válassza a Beszúrás fület, majd kattintson az Alakzatok menüre. Válassza ki a hozzáadni kívánt alakzatot. Az egérrel rajzolja meg a kívánt méretű alakzatot. Az alakzat létrehozása után megváltoztathatja annak színét és vonalstílusát a megnyíló Formátum fül eszközeivel.
4. lépés. Szöveg hozzáadása
Ha szöveget szeretne hozzáadni egy alakzathoz a Word 2007 programban, kattintson rá jobb gombbal, és válassza a Szöveg hozzáadása lehetőséget a menüből. A Word 2010/2013 esetében csak kattintson az alakzatra, és kezdje el beírni. A betűtípust és a stílust a Kezdőlap lapon állíthatja be.
5. lépés: Csatlakoztassa az alakzatokat
Nyissa meg az Alakzatok menüt a Beszúrás lapon. Válassza ki az igényeinek leginkább megfelelő vonalstílust. Vigye az egeret az első alakzat fölé. Látni fogja, hogy a végén kis dobozok jelennek meg, amelyek jelzik a vonalak csatlakoztatásának lehetőségét.
- Kezdjen egy sort a doboz belsejében, majd húzza a második alakzatra.
- A második alakzat szélein kis négyzetek jelennek meg. Helyezze a végpontot az egyik doboz vonalára.
- Most minden űrlap össze van kapcsolva. Ha elmozdítja az alakzatot, a vonalak összekötve maradnak, és a megfelelő szöghöz igazodnak.
- A Beszúrás lapon elérhető szövegmezőbe írva fűzhet megjegyzéseket az összekötő vonalhoz.
