Ki mondta, hogy az e -mail írása a legegyszerűbb kommunikációs módszer? Valójában az e -mailek írásának is van etikája. Más szóval, természetesen meg kell különböztetni az osztálytársaknak és az oktatóknak szánt e-mailek nyelvi stílusát, különösen azért, mert a formális oktatás a kapu a lehetséges szakmai karrier felé. Ezért minden interakciót, amely benne történik, professzionálisan kell végrehajtani, beleértve az e -mailek küldését is. Például az e -maileket mindig a tudományos e -mail címével együtt kell elküldeni, és mindig hivatalos üdvözléssel kell megnyitni. Kezelje az interakciót, mint egy hivatalos üzleti levelet. Vagyis világos, tömör és világos módon fogalmazd meg a mondanivalódat, és használj jó nyelvtant!
Lépés
Rész 1 /3: Pozitív benyomás létrehozása
1. lépés: Olvassa el a tanfolyam tananyagát, hogy megtudja a kérdéseire adott válaszokat
Általánosságban elmondható, hogy kérdéseire az előadó elején az anyagban választ kapott az anyag. Ennek eredményeképpen, ha ragaszkodik ahhoz, hogy megkérdezze professzorát, csak úgy fog kinézni, mint egy nem komoly hallgató, és az is irritálhatja az oktatót, hogy az e-mail tartalma értékes időt vesz igénybe.
- A kurzus tanterve általában információkat tartalmaz a feladatokról, a feladatok benyújtásának határidejéről, az osztályon belüli házirendekről és a hozzárendelési formátumokról.
- Ha az előadó csak olvasólistát biztosít, akkor nincs semmi baj azzal, ha e -mailt küld az anyag elkérésére, amelyet az előadás tanterve nem tartalmaz.
2. Használja a tudományos e -mail címét
Valószínű, hogy professzora naponta több tucat e -mailt kap. Ezért használjon tudományos e -mail címet, hogy az e -mailek ne kerüljenek automatikusan a spammezőbe. Ezenkívül az e -mail küldése tudományos e -mail címmel sokkal professzionálisabbnak tűnik, és segít az oktatóknak egyértelműen azonosítani a feladó nevét, különösen azért, mert az akadémiai e -mail címek általában tartalmazzák a hallgató teljes nevét.
3. lépés. Vegyen be egy reprezentatív témát
Más szóval, győződjön meg arról, hogy az e -mail tartalma ismert az oktató számára, még akkor is, ha csak a témát olvassa. Ha az elejétől fogva ismeri az e -mail szándékát, előadója segít abban, hogy a megfelelő időt szánja rá az olvasásra és válaszoljon rá. Ezért mindig legyen világos és tömör e -mail tárgy!
Például írhat: „Kérdések a legutóbbi feladatokkal kapcsolatban” vagy „Záró esszék”
4. lépés: Indítsa el az e -mailt az oktató nevének és címének megemlítésével
Függetlenül attól, hogy milyen fontosak a kívánságai, mindig hivatalos üdvözléssel kezdje az e -mailt, mint egy hasonló hivatalos levél írásakor. Kezdje például az e -mailt azzal, hogy „Kedves. Dr. Jones”, amelyet vessző követ. Ne felejtse el használni az előadó preferenciáinak megfelelő becenevet, oké!
- Ha nem biztos abban, hogy a szóban forgó előadó doktori címet szerzett, egyszerűen „Mr. Jones” -ként forduljon hozzá.
- Ha mindketten gyakori személyes interakciókat folytatnak, nincs semmi gond egy hétköznapi üdvözléssel, mint például: „Helló, uram/dr. Jones."
Rész 3 /3: E -mail tartalom összeállítása
1. lépés Világosan azonosítsa magát
Mivel a szóban forgó előadó nem csak tanít, valószínű, hogy emlékeztetni kell őt a személyazonosságára. Ezért az e -mailt mindig azzal kezdje, hogy megadja a nevét, valamint a kurzus nevét, amely összehozta Önt, és az előadás óráit, például: „Marketing óra délután”.
2. lépés. Fókuszáljon a lényegére
Ne feledje, az oktatók nagyon elfoglalt emberek. Ezért ügyeljen arra, hogy az e -mail tartalma ne legyen összevissza, nehogy túl sok időt foglaljon el a lényegtelen dolgokkal. Tömören, egyértelműen és egyértelműen fogalmazza meg mondanivalóját, és kerülje el a lényegtelen vagy lényegtelen részleteket.
Például, ha kérdése van egy feladattal kapcsolatban, mondja el egyértelműen: „Van valami, amit meg szeretnék kérdezni a múlt csütörtökön adott feladattal kapcsolatban. A feladatot csoportosan vagy egyénileg kell elvégezni, uram/asszonyom?”
3. lépés. Írjon teljes mondatokat
Ne feledje, ezek az e -mailek nem Facebook -feltöltések vagy szöveges üzenetek társaiknak! Vagyis mindig használjon teljes és formális mondatokat szakértelmének bemutatására.
- Például ne írja: "Az utolsó osztály anyaga nagyon klassz volt, uram/asszonyom!"
- Ehelyett próbáld meg írni: "Köszönöm az utolsó tanított anyagot, amely felvilágosította a megértésemet."
4. lépés. Használja a megfelelő e -mail hangot
Amikor először fordul a tanárhoz, ne felejtse el használni a professzionális hangnemet és nyelvtant. Vagyis semmilyen okból ne használj hangulatjeleket! Ha többször üzenetet küldött az oktatónak, akkor e -mailjét is kötetlenebb hangnemben kell megírnia, különösen akkor, ha az oktató az első, aki informálisan cselekszik (például hangulatjeleket küld).
5. lépés. Nyújtsa be kérését udvariasan
Valójában nagyon sok diák szeret követelni az oktatóit. Ne tedd, mert nem segít semmiben! Ehelyett fejezze ki szándékait kérelem formájában, amellyel a professzor egyetérthet vagy nem.
Például, ha meg szeretné hosszabbítani a feladatok benyújtásának idejét, ne írja azt: „Nagymamám nemrég elhunyt, ezért kérjük, hosszabbítsa meg a feladatok benyújtásának határidejét, oké?” Ehelyett írjon egy udvariasabb mondatot, mint pl., "Sajnálom, uram/asszonyom, ez a hét nagyon nehéz volt számomra, mert a nagymamám nemrég elhunyt. Ha szeretné, hajlandó lenne meghosszabbítani a papírmunkát?"
6. lépés Helyes írásjelek használata
Ha az e -mail társait célozza meg, természetesen az e -mail címzettjének nem lesz problémája a pont vagy vessző helytelen elhelyezésével. Ha azonban az e -mail tanárnak szól, győződjön meg arról, hogy minden írásjel a megfelelő helyre került.
7. lépés Írjon minden szót a helyesírással
Annak ellenére, hogy a szöveges nyelvet széles körben használják az interneten, soha ne használja professzionális e -mailben! Más szóval, írjon minden szót teljes formájában, például „Mr” helyett „Mr”. Használja a helyesírást, hogy e -mailjei professzionálisabbak legyenek!
Ne felejtse el ellenőrizni az e -mail tartalmának pontosságát egy alkalmazás vagy számítógépes program segítségével, hogy ellenőrizze a helyesírást
8. lépés Helyezze be a nagybetűket helyesen
Különösen a mondatok elején felsorolt szavakat kell nagybetűvel írni, csakúgy, mint bizonyos típusú főneveket (például beceneveket). Ne kezelje úgy az e-maileket, mint szöveges üzeneteket, és ügyeljen arra, hogy mindig nagybetűket írjon.
Rész 3 /3: Az e -mail befejezése
1. lépés. Határozza meg, milyen lépéseket kell megtennie tanárának
Más szóval, győződjön meg arról, hogy kívánsága vagy kérése egyértelműen szerepel az e -mail végén. Például, ha választ szeretne tőle, ne felejtse el ezt mondani. Ha szükségesnek érzi, hogy találkozzon vele, jelezze ezt a célt is.
2. lépés Olvassa el újra az e -mailben használt nyelvtant
Olvassa be az e -mailt, és győződjön meg arról, hogy nem történt nyelvtani hiba. Gyakran ez a folyamat segít észrevenni egy -két kisebb hibát, amelyeket javítani kell.
3. lépés Olvassa el újra az e -mailt a tanár szemszögéből
Győződjön meg arról, hogy e -mailje nem úgy hangzik, mintha követelne valamit. Győződjön meg arról is, hogy szándékait egyértelműen, egyértelműen és nem kevésbé fontos személyes információkkal színezték. Ez a viselkedés azon kívül, hogy hatástalan, szakszerűtlen is.
Lépés 4. Fejezze be az e -mailt hivatalos záró üdvözlettel
Csakúgy, mint amikor professzionális üdvözléssel kezdi e -mailjét, tegye ugyanezt az e -mail befejezéséhez. Használjon például hivatalos záró üdvözletet, például "Üdvözlettel" vagy "Üdvözlet", amelyet vessző követ, és a teljes nevével végződik.
5. lépés. Egy hét múlva küldjön e-mailt
Miután elküldte az e -mailt, ne terrorizálja professzorát a válaszért. Ha azonban e -mailjeire egy hétig vagy tovább nem válaszol, akkor érdemes megpróbálni ugyanazt az e -mailt visszaküldeni, arra az esetre, ha nem fogadta volna el az első e -mailt.
6. lépés. Válaszoljon a kapott e -mail válaszra
Miután e -mailben kapott választ az adott oktatótól, ne felejtsen el válaszolni annak igazolására, hogy megfelelően kapta meg az e -mailt. Például egyszerűen elküldhet egy rövid köszönőlevelet, vagy ha szükséges, elküldhet egy hosszabb választ ugyanazokkal az írási szabályokkal, hogy szakszerű maradjon. Ha problémájára vagy kérdésére nem kapott választ e -mailben, próbálja meg megkérni, hogy találkozzon személyesen.
- Például ezt írhatja: „Köszönöm a választ, uram/asszonyom. Találkozunk az osztályban."
- Ha úgy érzi, hogy utána találkoznia kell az előadóval, próbálja meg írni: „Nagyon értékelem a véleményét ebben a kérdésben. Ha akarod, találkozhatok veled közvetlenül, hogy részletesebben megvitassuk?”
