Úgy érzi, túlterhelt az, hogy számtalan feladatot kell teljesítenie korlátozott idő alatt? Az egymást átfedő személyes és szakmai felelősségek hajlamosak a stressz kiváltására, különösen akkor, ha az extrém elfoglaltság gyakran elfelejt valamit. Annak érdekében, hogy ez ne történhessen meg, miért nem próbál egy tiszta és jól szervezett feladatlistát összeállítani? Ezen a listán keresztül könnyebben beállíthat prioritásokat, nyomon követheti a befejezetlen feladatokat, és növelheti a napi termelékenységet.
Lépés
Rész 1 /3: A tevékenység részleteinek összefoglalása
1. lépés. Határozza meg a legmegfelelőbb hordozót
Ha a napirendjénél többet fér hozzá telefonjához, próbálja meg feljegyezni a teendők listáját a telefonos alkalmazásban. Másrészt, ha nem akarja egész nap a telefon vagy a számítógép képernyőjét bámulni, próbálja meg leírni egy papírlapra vagy egy speciális napirendre. Ha nincs az Ön preferenciáira szabva, akkor valószínűleg a teendők listája kevésbé lesz hatékony.
Valójában vannak olyan alkalmazások, mint az Any.do, a Wunderlist és a Pocket Lists, amelyeket letölthet és felhasználhat a napi tevékenységek hatékonyabb kezeléséhez
2. lépés. Soroljon fel mindent, amire szüksége van az elvégzéshez
Az elrendezés megtölthető olyan kevésbé fontos dolgokkal, mint a „Fürdő” olyan fontos dolgokkal, mint „A befejező anyag a jövő heti bemutatóhoz” vagy „Mama születésnapi ajándékának keresése a jövő hónapban”. Mint látható, a három feladat különböző jellegű, fontosságú és időtartamú. Ebben a szakaszban ne rohanjon kategorizálni őket; csak írja le az összes feladatot, felelősséget vagy tevékenységet, ami eszébe jut.
- Nyugodtan írjon papírra mindent, ami eszébe jut. Ezzel megkönnyebbülést érez, és segít abban, hogy ne felejtsen el semmilyen felelősséget.
- Ez a lista a fő teendők listája.
3. lépés. Szükség esetén kérjen segítséget másoktól
Miután elkészítette a befejezendő tevékenységek listáját, döntse el, hogy kér -e segítséget másoktól. Valójában nem kell haboznia, ha valaki mástól kér segítséget, ha valóban túlterheltnek érzi magát, vagy nagyon korlátozott az ideje! Kerülje a késztetést, hogy egyedül intézze a dolgokat! Ha a feladat átruházható másra, bátran tegye meg!
Rész 3 /3: Tevékenységek irányítása
1. lépés Csoportosítsa a fő listán felsorolt feladatokat kategóriákba
Létrehozhat például „felelősséget munkahelyi” és „felelősség otthon” kategóriákat. Ezáltal jobban összpontosíthatja figyelmét és energiáját az egyes feladatokra. Például több időt takaríthat meg azzal, hogy munka közben nem kell ellenőriznie az „otthoni felelősség” kategóriát.
A termelékenység maximalizálása érdekében képzelje el, hogy minden feladatát egy folyosón helyezi el maga előtt. Miután ezt megtette, próbálja meg kiküszöbölni a zavaró zajokat, és próbálja összpontosítani a figyelmét egy meghatározott feladatra. Más szóval, ne aggódjon aznap felesleges feladatok vagy felelősségek miatt
2. lépés. Készítse el a tevékenységek listáját csak egy napra
Ez segít abban, hogy feladatait a prioritásaik szerint kezelje. Ezenkívül te sem fogod magad terhelni, mert "nincsenek" kötelességeid, amelyeket holnap, jövő héten vagy akár a jövő hónapban kell teljesíteni! Fókuszáljon arra, amit 24 órán belül elvégezhet. Ideális esetben az egy nap alatt elvégzendő tevékenységek száma nem haladhatja meg a tíz vagy öt tevékenységet.
- Ha nem tudja, hol kezdje, próbálja felgyorsítani az alvást. Milyen feladatokat kell elvégezni abban az órában? Ha megtalálta, adja hozzá a prioritási listához!
- Használja a fő teendők listáját hivatkozásként a napi feladataihoz. A tennivalók vagy napi feladatok elkészítése után azonnal szabaduljon meg a fő teendőlistától!
3. lépés. Becsülje meg az egyes feladatok vagy felelősségek időtartamát
Gondolkozz reálisan! Ha nem tölt elegendő időt, vagy túlságosan megszállottja, hogy minden feladatot a lehető leggyorsabban elvégezzen, akkor nagyobb valószínűséggel támadja meg a nagyobb stresszt. Hidd el, nem tudsz produktívan dolgozni, ha állandóan zavarban vagy. Ezért mérje objektíven és reálisan az egyes feladatok időtartamát, és tervezze meg tevékenységi ütemtervét a becslés alapján.
Az egyes felelősségek között hagyjon körülbelül 10-15 percet. Valójában tényleg nem lehet szünet nélkül átállni egyik feladatról a másikra, igaz?
Lépés 4. Hozzon létre egy teendőlistát, hogy érdekesebb legyen
Annak ellenére, hogy ez kevésbé fontosnak tűnik, ezek a cselekedetek valójában pozitív irányba változtathatják meg a teendők listáját! Próbáljon meg írni vagy gépelni egy teendőt a kedvenc színében, beilleszteni egy érdekes színes kartonra, vagy megtervezni a telefonján. Tegyen meg mindent, hogy növelje motivációját a benne levő különféle feladatok elvégzéséhez!
Rész 3 /3: Kötelezettségek betartása
1. lépés. Írja le a fő feladatlistán szereplő feladatok határidejét
Bízzon bennem, ha így tesz, könnyebben összeállíthatja a napi teendők listáját, különösen azért, mert a felhalmozódó felelősségek hajlamosak arra, hogy elfelejtsék a kevésbé jelentős vagy sürgősségi feladatokat. Készítsen napi listát a mesterlistában felsorolt egyes feladatok határidejére hivatkozva!
- Ha egy feladatnak vagy felelősségnek nincs határideje, próbálja meg maga beállítani.
- Világos és strukturált terv nélkül a jelentéktelen felelősségek könnyen elfelejthetők.
2. lépés. Helyezze a listát olyan helyre, ahol gyakran láthatja
Nincs értelme összeállítani a teendők listáját, ha ezt követően beteszi a papírt egy fiókba, és elfelejti. Ezért mindig tegye a listát oda, ahol gyakran látja! Így nem felejti el, és motiváltabb lesz abban, hogy gyorsan elvégezze a benne rejlő feladatokat.
Vigye magával a listát, bárhová is megy. Ha szükséges, ragasszon egy példányt a fürdőszobai tükörre, vagy tegye a táskájába. Győződjön meg róla, hogy könnyen láthatja és elérheti őket
Lépés 3. Adjon valakinek másolatot a teendőlistájáról
Például odaadhatja szülőnek, barátnak, házastársnak vagy munkatársának; a legfontosabb, hogy győződjön meg arról, hogy az illető képes figyelemmel kísérni a fejlődését. Ha valaki más ismeri a teendők listáját, akkor még inkább nem szívesen halogatja, ugye?
