Ahogy növekszik az e -mailek népszerűsége, mint a levelek szerepének egyszerűbb, olcsóbb és gyorsabb alternatívája, úgy nő az esküvőkre, születésnapi ünnepségekre és akár közösségi összejövetelekre szóló meghívók száma ezen online médián keresztül. Általában a meghívottak e -mailt küldenek az RSVP rendszerrel, hogy megmérjék az eseményen részt vevő vendégek számát. Sajnos azonban az RSVP rendszer nem túl népszerű Indonéziában, így valószínű, hogy nehéz lesz válaszolni. Ne aggódj! Ez a cikk különféle tippeket tartalmaz a válaszadás helyes módjának és idejének meghatározásához, a helyes válasz elkészítéséhez, valamint annak ellenőrzéséhez, hogy a meghívott megkapta -e a választ.
Lépés
Rész 1 /3: A válaszadás helyes módjának és idejének meghatározása
1. lépés. Döntsön
Az első lépés, amelyet meg kell tennie, hogy eldöntse, részt vesz -e a meghívóban felsorolt eseményen vagy nem. Gondolja meg ezt, amint megkapja az RSVP e -mailt.
- Gondolja át az esemény helyszínét, és fontolja meg, hogy el kell -e utaznia a városból. Például egy városon kívül tartott rendezvényen való részvételhez természetesen többet kell költenie repülőjegy vásárlására, nem?
- Győződjön meg arról, hogy az esemény idején nem kell részt vennie egy másik eseményen.
- Győződjön meg arról, hogy partnere és legközelebbi rokonai is részt vehetnek. Ne feledje, hogy a legközelebb álló emberek elérhetősége befolyásolja a döntéshozatali folyamatát is.
2. lépés. Határozza meg az esemény jellegét
Valójában a különböző események jellege eltérő válaszhangokat és formalitási szinteket igényel. Ezért a válasz küldése előtt meg kell értenie az esemény természetét, hogy elkerülje a nem kívánt hibákat.
- Ha az esemény informális, például meghívást kap egy grillpartira a szomszéd házában, akkor általában informális választ kell adnia. Ezenkívül a válasz elküldésének ideje általában rövidebb.
- Ha az esemény hivatalos, például meghívás esküvőre, születésnapi partira vagy más fontos ünnepségre, akkor általában választ kell adnia, amely szintén hivatalos.
3. lépés. Hatékony válasz
Miután elolvasta az esemény részleteit és döntött, azonnal adjon hatékony választ. Más szóval, az Ön által adott válasz révén erősítse meg, hogy eleget tesz -e a meghívásnak vagy sem.
- Olvassa el a meghívó által megadott RSVP dátumot. Ne feledje, a határidő előtt köteles válaszolni!
- Válaszoljon a lehető leghamarabb. Még ha a meghívó egy -két hónapot is ad a válaszadásra, ez nem jelenti azt, hogy élnie kell a lehetőséggel, hogy megálljon a válaszért! Ehelyett azonnal válaszoljon, miután eldöntötte, hogy elfogadja vagy elutasítja a meghívást.
2. rész a 3 -ból: Válaszok készítése
1. lépés. Adja meg az e -mail tárgyát
Miután meghatározta, hogyan és mikor válaszoljon, strukturálja az üzenetet. A kezdéshez írjon be egy tárgyat az e -mailbe, amely jelzi a válaszát, és megfelel az esemény jellegének.
- A hivatalos meghívókhoz használjon mondatokat, amelyek szintén formálisak. Írja be például: „Roger és Anna elutasítják a meghívókat a bálra és a vacsorára május 11 -én.”
- A nem formális meghívásokhoz, például a komplex szomszédokhoz küldött meghívókhoz, egyszerűen írja be: "Nem jöhetek a 11. barbecue-ra".
2. lépés. Adjon hozzá üdvözletet
Fontos, hogy megfelelő üdvözléssel nyissa meg az e -mailt, mert az üdvözlés határozza meg a válasz hangját. Ezenkívül a megfelelő üdvözlés hangsúlyozza a meghívott iránti érzéseit és perspektíváját.
- Néhány példa a megfelelő üdvözletekre: „Címzett”, „A legjobb barátomnak”, vagy egyszerű üdvözlet, például „Jó reggelt/délutánt/estét/estét”
- Az informális eseményekhez egyszerűen mondjon egy rövid és egyszerű üdvözletet, például: „Jánosnak és Marcynak”.
3. lépés. Írja össze az üzenetet az e -mail törzsében
Az e -mail törzsébe írt üzenet lehet a válasz legfontosabb része, különösen azért, mert egyben befejezi a választ, és tükrözi az esemény jellegét. Néhány példa a meghívás elfogadására vagy elutasítására használható mondatokra:
- Adjon informális választ az ilyen meghívásra. Például: „Köszönöm a grillmeghívást, Tom. De sajnáljuk, nem tudtunk részt venni, mert aznap el kellett mennünk a városból.”
- Adjon hivatalos választ egy ilyen jellegű meghívásra. Például: „The Higginsons meghívást kapott Josh és Belinda 2019. november 5 -i esküvőjére.” Egy másik példa: „John és Sarah Appleby örömmel fogadják meghívását Marta Rodriguez születésnapi partijára.”
- Példa a hivatalos elutasító mondatra: „A Parker család nem tudott részt venni Josh és Belinda 2019. november 5 -i esküvőjén.”
4. lépés Írjon záró üdvözletet, és adja meg nevét
Az üzenet megírása után fejezze be a választ megfelelő záró üdvözléssel. Valójában a záró üdvözlet megírása nem csupán formalitás, hanem egyben reprezentálhatja az illetővel való kapcsolat típusát és azt, hogy mit érez iránta.
- Válasszon hivatalos záróköszöntőt, például „Üdvözlet” vagy „Köszönöm”.
- Válasszon informális záróköszöntőt, például „Üdvözlet” vagy „Üdvözlet”.
- Párosítsa a záró üdvözletet a válaszával. Például írja be: „Nagy sajnálattal”, ha elutasítja a meghívást, vagy „Köszönöm”, ha elfogadja a meghívást.
- Írja be nevét az e -mail végére. Az informális eseményekhez írja le a becenevét és a többi meghívott személy nevét. A hivatalosabb eseményekhez azonban érdemes felírni a teljes és a többi meghívott vendég nevét. Ha Ön és a meghívott nagyon szoros kapcsolatban állnak egymással, egyszerűen írja le a „Smith Family” szót.
Rész 3 /3: Az automatikus e -mailek kezelése és a lehetséges problémák elhárítása
1. lépés. Kattintson az „elutasítás” vagy az „elfogadás” gombra, ha van egy automatikus gomb az e -mailben
Manapság sok embert jobban érdekel az automatikus válaszadás, amelyet e -mail formájában küldenek a hivatalos meghívókhoz. Valószínűleg az automatikus válaszlevél e -mailt egy harmadik félen keresztül továbbította, és tartalmaz egy gombot az „elutasítás” vagy az „elfogadás” opcióval.
- Ha ilyen e -mailt kap, akkor nem kell privát e -mailt küldenie a meghívottnak.
- Miután a meghívást elfogadták vagy elutasították, a választ elküldik egy harmadik félnek, és továbbítják a meghívónak.
- Az automatikus e-mail szolgáltatásokat gyakran használják félhivatalos rendezvények, például születésnapi partik, találkozók, társasági összejövetelek stb.
Lépés 2. Kattintson az e -mail törzsében található „visszaküldési nyugta” lehetőségre
Tegye ezt úgy, hogy e -mail szolgáltatója küldjön Önnek egy e -mailt, amely megerősíti, hogy az érintett személy megkapta vagy megnyitotta válaszát. Így tudni fogja, hogy elküldte -e az üzenetet.
- Ne feledje, hogy a különböző e-mail szolgáltatók eltérő irányelveket is alkalmazhatnak a „visszaküldési nyugta” opcióra vonatkozóan.
- Egyes e -mail szolgáltatók nem is kínálják ezt a lehetőséget.
3. lépés: Küldjön egy további e-mailt, ha a tervei megváltoznak
Valójában a tervek megváltoztatása elkerülhetetlen lehetőség. Ha el kell utasítania egy korábban elfogadott meghívást, vagy fordítva, győződjön meg arról, hogy a módosítást közvetlenül a meghívónak továbbítja.
- Ha véletlenül megnyomta az „Elfogadás” lehetőséget egy automatikus e -mailben, tisztázza a hibát privát e -mailben az érintett személynek.
- Ha el akarja utasítani a korábban kapott meghívót, közölje az elutasítást közvetlenül a meghívóval. Például küldjön egy e -mailt az „RSVP Changes” témával, amely így szól: „Sajnáljuk, valamilyen okból, Sarah és én nem tudtunk részt venni a 20. házassági évfordulóján, 14 -én. Remélhetőleg a közeljövőben újra találkozhatunk, oké!”
- Ha szeretné elfogadni a korábban elutasított meghívást, akkor a módosításokat közvetlenül közölje a meghívóval. Például küldjön egy e -mailt az "RSVP Changes" témával, amely így szól: "Helló! Ha a meghívási kvóta még rendelkezésre áll, szívesen részt veszek az eseményén."
- A válaszban bekövetkezett változásokat a lehető leghamarabb közölni kell. Ha a közelgő esemény informális vagy félig formális, akkor valószínűbb, hogy egy idő előtt megváltoztatta a válaszát. Ha azonban az esemény hivatalos (például esküvő), akkor a válasz módosítását előre, legalább egy hónappal korábban kell elvégezni.
