Az e -mail jellegüknél fogva nem olyan hivatalos, mint az írott levél. Vannak azonban esetek, amikor formálisabb hangnemet kell használnia az e -mailek írásakor. Fontolja meg, hogy ki a címzett, majd válassza ki a megfelelő üdvözletet. Ezt követően gondolhat egy üdvözlő formátumra, és írhat egy nyitó mondatot.
Lépés
Rész 1 /3: A címzettek figyelembe vétele
1. lépés. Döntse el, hogy milyen formálisnak kell lennie
Még akkor is, ha „hivatalos” e -mailt ír, a formalitás szintje attól függ, hogy ki kapja azt. Például az oktatónak küldött e -mailek formalitási szintje nem azonos az álláspályázat e -mailjeivel.
Az első kapcsolatfelvétel során a biztonság kedvéért használjon formálisabb hangnemet
2. lépés. Keresse meg a címzett nevét
Végezzen némi kutatást, hogy megtalálja a címzetteket, akiket nem ismer. A név ismerete személyesebbé teszi az üdvözlést, még akkor is, ha hivatalos technikát használ.
3. lépés Kövesse a címzett példáját
Ha a címzett először e -mailt küld Önnek, lemásolhatja az általa használt üdvözletet. Ha például a „Szia” és a keresztnevet használja, akkor ugyanabban a stílusban válaszolhat, a „Szia” és a keresztnevével.
2. rész a 3 -ból: Üdvözlet kiválasztása
1. lépés. Használja a „Kedves” lehetőséget
Üdvözlet "Drága". (amelyet a címzett neve követ) valamilyen oknál fogva nagyon gyakran használják. Ez az üdvözlés hivatalos, anélkül, hogy fölényes lenne, és annyira ismerős, hogy nem kap sok figyelmet, és ez így van jól. Nem szeretne olyan üdvözletet, amely kiemelkedik, mert nem helyénvaló.
2. lépés: Próbálja ki „Üdvözlettel”, ha nem tudja a címzett nevét
Ez az üdvözlés viszonylag formális az üzleti e -mailekben, különösen, ha nem tudja a címzett nevét. Érdemes azonban először megnézni a nevet, ha lehetséges.
Akkor is használhatja a „Kinek szól”, ha az e -mail nagyon hivatalos, és nem tudja a címzett nevét. Ez az üdvözlés azonban néha megsérti az embereket, mert nem személyes
3. Lépés: „Szia” vagy „Helló” egy kevésbé hivatalos e -mailben
Az e -mailek általában kevésbé formálisak, mint általában a levelek. Tehát használhat olyan üdvözletet, mint a „Szia” egy meglehetősen hivatalos e -mailben. Például, ha e -mailt ír egy oktatónak, különösen az ismerősének, akkor is helyénvaló köszönni.
4. lépés. Ne használja a „Hé” szót
Míg a "szia" elfogadható a félhivatalos e-mailekben, a "Hé" egy másik történet. Ez az üdvözlés nagyon alkalmi, még a közvetlen beszédben is. Tehát kerülni kell. Még ha jól ismeri is a főnökét, kerülje a "Hé" használatát a neki címzett e -mailekben.
5. lépés Ha szükséges, a cím helyett használja a címet
Néha, amikor e -mailt ír valakinek, csak a cégben vagy szervezetben betöltött pozícióját tudja. Ebben az esetben csak a címet használja a név helyett, például „Kedves. HR menedzser, „Kedves. Toborzási bizottság”, vagy„ Kedves. Egyetemi tanár.
6. lépés. Üdvözlettel egészítse ki az e -mailt hivatalosabbá
Ha lehetséges, adja hozzá az „Uram”, „Apa”, „Anya”, „Dr.” vagy „professzor” a címzett neve előtt a formálisabb benyomás érdekében. Ezenkívül használja vezetéknevét vagy teljes nevét, ne csak a keresztnevét.
Rész 3 /3: Írjon és indítson e -mailt
1. lépés. Helyezze az üdvözletet az első sorba
A felső sort a kiválasztott üdvözlés foglalja el, majd a címzett neve. Ha lehetséges, használjon címet vagy címet, például „Mr”, „Anya” vagy „Dr.”, majd a kereszt- és vezetéknevet.
2. lépés Vessző használata
Általában vesszőt kell használni az üdvözlés után. A hivatalos levélben kettőspontot használhat, de ez általában túl hivatalos az e -mailhez. A vessző elegendő, de használhat kettőspontot, ha nyitó levelet ír e -mailben.
Lépés 3. Folytassa a következő sorral
Salamnak megvan a maga helye a tetején. Ezután nyomja meg az Enter billentyűt a következő sorra lépéshez. Ha a mondatok behúzása helyett szóközöket használ az új bekezdésekhez, helyezzen üres sort az üdvözlet és az első bekezdés közé.
4. lépés Ha szükséges, mutatkozz be a kezdő mondatban
Az első e -mailben mutatkozzon be akkor is, ha ismeri a címzettet a való életben. A személyes adatok megadásával a címzetteket arra ösztönzik, hogy olvassák el e -mailjeiket.
- Például: „A nevem Jessica Hartono, és az ABC Company marketingigazgatója vagyok.” Bemutatkozhat a címzettnek is, például: „A nevem Rama Susanto, és én a marketing osztályodat veszem fel (Marketing 101 minden kedden és csütörtökön délután).”
- Ha már ismeri a címzettet, és e -mailt küldött neki, nyugodtan használja üdvözlésként az első mondatot. Például: „Köszönöm a gyors választ” vagy „Jó egészséget kívánok”.
5. lépés Írja be az e -mail törzsét
A legtöbb hivatalos e -mail közvetlenül az ügy középpontjába kerül. Ez azt jelenti, hogy az első és a második mondatnak szólnia kell arról, hogy miért ír a címzettnek. Ne feledje, a lehető legrövidebben fogalmazza meg célját.
