A munkaterv olyan célok és folyamatok összessége, amelyek segíthetnek egy csapatnak és/vagy személynek elérni ezt a célt. A munkaterv elolvasásával jobban megértheti a projekt méretét. Akár a munkahelyen, akár az egyetemeken használják, a munkatervek segítenek a projektek szervezésében. A munkaterv révén apró, könnyű feladatokra bontja a folyamatot, miközben tudja, mit szeretne elérni. Ismerje meg, hogyan készíthet munkatervet, hogy jobban felkészülhessen a következő projektre.
Lépés
1. lépés Döntse el, hogy mi a munkaterve
Sok oka van annak, hogy miért dolgozzunk ki munkatervet. Tűzze ki ezt a célt előre, hogy jól felkészülhessen a projektre. Ne feledje, hogy a legtöbb munkaterv egy bizonyos ideig érvényes, például 6 hónap vagy 1 év.
- Az irodában egy munkaterv segít a főnöködnek abban, hogy tudja, milyen projekteken fog dolgozni a következő hónapokban. A főnöködnek általában szüksége van ezekre az információkra az éves teljesítményértékelés után, vagy amikor a csapata nagy projekten dolgozik. A munkaterv egy stratégiai tervezési ülés eredménye is lehet, amelyet a vállalat készít egy új naptár vagy pénzügyi év elején.
- Az akadémiai világban a munkatervek alkalmasak arra, hogy a diákok nagy projekteken dolgozzanak, vagy az oktatók félévenként tananyagot dolgozzanak ki.
- A személyes projektek esetében a munkaterv képet ad arról, hogy mit szándékozik tenni, hogyan fogja megtenni, és mikor tervezi befejezni.
2. lépés. Írjon bevezetőt és hátteret
A szakmai munkatervhez bevezetőt és hátteret kell írnia. A főnöke vagy vezetője megkapja a munkaterv megértéséhez szükséges információkat. Másrészt az akadémiai munkatervek általában nem igényelnek bemutatkozást és hátteret.
- A bevezető legyen rövid és érdekes. Emlékeztesse a főnökét, miért készítette ezt a munkatervet. Mutassa be neki egy projektet, amelyen egy bizonyos ideig dolgozni fog.
- A háttérnek ki kell emelnie, hogy miért hozta létre a munkatervet. Ezt megteheti például úgy, hogy bemutatja a legutóbbi jelentés részleteit vagy statisztikáit, azonosítja a megoldandó problémákat, vagy egyéb okokat tartalmaz a korábbi projekteken végzett munka során kapott visszajelzések és visszajelzések alapján.
3. Határozza meg a célokat
A célok és a célok két egymással összefüggő dolog. A munkatervben mindkettő eredmény eléréséhez vezet. A különbség az, hogy a célok általánosak, míg a célok konkrétabbak.
- A célok a projekt összképe. Írja le, hogy milyen végeredményt szeretne a munkatervből. Győződjön meg arról, hogy a lefedettség széles. Tegyük fel például, hogy szeretne befejezni egy kutatási dolgozatot, vagy megtanulni írni.
- A céloknak konkrétnak és kézzelfoghatónak kell lenniük. Más szóval, képesnek kell lennie arra, hogy áthúzza a céllistán szereplő lépéseket, miután befejezte azokat. Az interjúkészíthető források megtalálása a kutatási dolgozathoz jó példa a célra.
- Ha a meglévő célok túl sokfélék, akkor hosszú távra bonthatja őket rövid, időszak közepes, és kifejezés hosszú. Például a vállalat rövid távú célja, hogy három hónap alatt 30% -kal növelje a közönség számát, eltér attól a hosszú távú célkitűzéstől, hogy egy évre erősítse a márka láthatóságát a közösségi médiában.
- A célokat általában aktív mondatokban írják, konkrét jelentésű cselekvési igék használatával. Például: "tervezni", "írni", "javítani" és "mérni". Kerülje a homályos jelentésű igéket, például a "tanulni", "megérteni" és a "tudni".
Lépés 4. Készítsen munkatervet "SMART" célokkal
A SMART egy rövidítés, amelyet általában arra használnak, hogy kézzelfoghatóbb és működőképesebb eredményeket keressenek a munkatervekben.
- Különleges részletességet jelent. Pontosan kinek mit fogunk tenni? Írja le a lakosságot, amelyet kiszolgálni fog, és minden konkrét intézkedést, amelyet segíteni fog nekik.
- Mérhető mérhetőt jelent. A cél mennyiségi és mérhető? Ki tudod számolni az eredményt? Úgy tervezte a munkát, hogy "Dél -Afrikában 2012 -ben javul az egészségügyi szint"? Vagy úgy építi fel, hogy "2020 -ra 20% -kal csökken a HIV/AIDS -fertőzöttek száma az újszülöttek körében Dél -Afrikában"?
- Elérhető megvalósíthatót jelenti. Be tudja fejezni a rendelkezésére álló időn belül a rendelkezésére álló erőforrásokkal? Tekintettel az összes létező korlátozásra, a célnak reálisnak kell lennie. Az értékesítés 500% -os növelése értelmes, ha cége kicsi. Az eladások 500% -os növelése szinte lehetetlen cél a piacot uraló vállalat számára.
- Ide vonatkozó érdekekkel kapcsolatos. A cél hatással lesz a kívánt célra vagy stratégiára? Bár fontos az általános egészség szempontjából, igaz -e, hogy a középiskolás diákok magasságának és súlyának mérése közvetlenül megváltoztathatja a mentális egészségügyi eljárásokat? Győződjön meg arról, hogy céljainak és munkamódszereinek világos és intuitív kapcsolata van.
- Időhöz kötött időhöz kötött. Mikor érte el a célt, és/vagy mikor tudta, hogy elérte? Határozza meg a projekt befejezési dátumát. Ha van ilyen, említse meg azt is, hogy milyen végeredmény okozhatta a projekt korai befejezését, minden elért eredménnyel.
Ne feledje, hogy a változás kiszámításához bázisszámot kell megadni. Ha nem tudja, hány újszülött Dél -Afrikában fertőzött HIV/AIDS -el, hogyan tudja biztosítani, hogy az esetek száma 20%-kal csökkenjen?
Bizonyos helyzetekben előfordulhat, hogy konzultálnia kell egy szakértővel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a munkatervben szereplő célok elérhetőek
5. lépés. Sorolja fel a rendelkezésre álló erőforrásokat
Ebben a listában írjon le mindent, ami a céljainak eléréséhez szükséges. Az erőforrások különböző formákat ölthetnek, attól függően, hogy mire készül a munkaterv.
- Az irodában található források közé tartoznak a pénzügyi költségvetések, az alkalmazottak, a tanácsadók, az épületek vagy helyiségek és a könyvek. Ha a munkaterv formálisabb, csatolhat részletes költségvetést.
- Az akadémiai források közé tartozik a könyvtárakhoz való hozzáférés; kutatási anyagok, például könyvek, újságok és folyóiratok; számítógép és internet hozzáférés; valamint professzorok vagy más emberek, akik segíthetnek, ha kérdése van.
6. lépés Ismerje fel a meglévő korlátozásokat
A határok akadályok, amelyek akadályozhatják céljaid elérését. Például, amikor kutatási feladatokat végez az iskolában vagy az egyetemen, az ütemterve túl szorosnak bizonyul, így nem tud jól kutatni és írni. Ezért a határ egy mozgalmas ütemterv. Próbálja meg megszüntetni az egyéb kötelezettségeket a félév során, hogy hatékonyan elvégezhesse munkatervét.
7. lépés: Ki a felelős?
Az elszámoltathatóság a jó terv elengedhetetlen eleme. Ki a felelős az egyes feladatok elvégzéséért? Még akkor is, ha egy csapat dolgozik egy feladaton, egy személynek kell felelősséget vállalnia a feladat időben történő befejezéséért.
8. lépés. Írjon stratégiát
Figyelje meg munkatervét, majd döntse el, hogyan használja fel erőforrásait, miközben leküzdi a korlátokat a céljainak eléréséhez.
- Írja le a műveletek részletes listáját. Határozza meg, mi mindennek kell történnie minden nap vagy minden héten, hogy elérje céljait. Sorolja fel azt is, hogy a többi csapattagnak mit kell tennie. Ezen információk rendszerezéséhez használhat projektmenedzsment szoftvert vagy személyes naptárat.
- Készíts ütemtervet. Bár előzetes munkarendet készíthet, időről időre váratlan események vagy helyzetek fordulhatnak elő. Ezért tegyen helyet az ütemtervében a késések elkerülése érdekében.
Tippek
- Határozza meg a mérföldköveket, ha a projekt nagy. A mérföldkövek olyan pontok a projekt mentén, amelyek kiemelik bizonyos célok elérését. Gondolkodási pontnak is tekintheti, ha figyeli a folyamat előrehaladását, és ugyanakkor gondoskodik arról, hogy ne térjen el a munkatervtől.
- Hozzon létre egy önnek megfelelő munkatervet. Részletes, kiterjedt lehet, az Ön kívánságaitól vagy igényeitől függően. Írhat papírra vagy professzionális szoftverrel, képeket és színeket használva. Használja azt, ami a legtermészetesebb és leghatékonyabb az Ön számára.
