Akár kérik, akár nem, az állapotjelentés írása nagyszerű módja lehet az eredmények közlésének. A jó állapotjelentés segít a főnöknek, valamint Önnek a feladatok és a munkaeredmények nyomon követésében. Az alábbiakban útmutatást adunk a könnyen olvasható állapotjelentések írásához.
Lépés
1. módszer 1 -ből: Állapotjelentés írása
1. lépés. Adjon címet és dátumot a jelentésnek
A dátumot tartalmazó cím (például „December első heti eredményei”) hatékony címbeállítás. Feltétlenül írja be a dátumot a jelentésbe.
- Ha a jelentést e -mailben küldi el, fejlécként használhatja a nevet és a dátumot.
- Ha a jelentés dokumentum, akkor írja be a címet és a dátumot a dokumentum fejébe.
2. lépés. Írjon le részletes információkat a projektről, például a projekt nevét, a kezdés/befejezés dátumát és a személyzet nevét
Lépés 3. Írja le az eredményeket az "Eredmények", "Feladat befejezve" és hasonlók címsorokkal
- Feltétlenül említse meg a jelentési időszakot, például hetet, hónapot, negyedévet stb.
- A jelentés elindításához használjon aktív igéket, például "befejezni", "magyarázni", "tervezni", "javítani", "finomítani" stb.
- A heti jelentésekhez egyszerűen megadhat 3-6 pontot, mindegyik mondat hosszú.
4. lépés. Írja le, hogy mit kell végrehajtania a következő jelentési időszakban, a "Következő terv", a "Következő feladat", a "PR" címszó alatt
- Számítsa ki a feladat elvégzéséhez szükséges időt, ha lehetséges, például "Tervezési változás dokumentálása (becsült idő: 2 nap)".
- Párosítsa a következő feladatot a projekt ütemtervével.
- A heti jelentésekhez egyszerűen megadhat 3-6 pontot, mindegyik mondat hosszú.
5. lépés. Írja le a "Problémák" vagy a "Problémák és megjegyzések" címsorokkal kapcsolatos problémákat is
Ehhez a szakaszhoz 1-2 rövid bekezdést írhat.
- Például, ha gondjai vannak azzal, hogy kapcsolatba lépjen a beszállítójával, mert ezen a héten nincs senki az irodában, vagy javaslata van a vállalat működésének javítására, írja le őket a „Problémák és megjegyzések” szakaszba.
- Ha csak jelenteni szeretne egy problémát, de nincs szüksége segítségre, amikor meg van írva, ne felejtse el megemlíteni. Az olyan megjegyzések, mint a "Probléma 2 napon belül megoldódott", azt mondják a felettesének, hogy ne avatkozzon be, de figyelje a problémát.
- Ha a munkahelyi problémája nem oldódik meg, a felügyelő nem mondhatja, hogy nem mondta el neki.
6. lépés Olvassa el újra a jelentést, majd küldje el az érintett feleknek
Példa
Íme egy minta állapotjelentés a wikiHow szerkesztőből. A példa stílusát, formátumát és teljesítménylistáját illessze össze munkája adataival, de ne feledje, hogy minden lépés aktív igével kezdődik.
Állapotjelentés 2011. szeptember 26.
Befejezett
- 3 cikk indult: 1 cikk a saját ötletéből, 2 cikk a kérések teljesítésére.
- 2 cikk kidolgozása
- Írj át 1 cikket
- Közel 400 változtatást járőröz, és ellenőrzi a helyesírási/ismétlődési kérelmeket.
A következő terv
- Kép hozzáadása 1 cikkhez.
- Olvassa el és szerkessze 1 cikket.
- Kérje meg az orvosi háttérrel vagy elsősegélynyújtással rendelkező szerkesztőt, hogy tekintse át a törésekről szóló cikkeket. A szerző nem rendelkezik orvosi háttérrel, ezért kételkedik kutatásai eredményében.
- 1 cikk áttekintése, amely már jó, de stílusbeli fejlesztést és további információkat igényel.
Problémák/megjegyzések
- Köszönet a programozóknak, mert gondoskodtak arról, hogy a heti szoftverfrissítés zökkenőmentesen lezajlott. A felmerülő problémákról később számolunk be.
- Egy önkéntes szomorú, mert meghalt a macskája. Az önkénteseket először pihenésre kérték.
Tippek
- Ha lehetséges, írjon pozitív jelentést. A jelentések nem azok a helyek, ahol panaszkodni, haragudni vagy kifogásokat keresni. A pozitív jelentés írásának egyik módja az, ha javaslatot tesz, vagy legalábbis útmutatást ad a probléma megoldásához, ha problémát jelent. Javaslata bizonyítja, hogy kezdeményezte a probléma megoldását.
- Mondjon köszönetet a megfelelő helyen, például egy munkatársának, aki segített Önnek. Ha segít egy másik munkatársának, említse meg ezt a jelentésben is.
- Légy őszinte a jelentésben. Ne számolj be olyan dolgokról, amelyeket nem teszel meg.
- Írjon rövid jelentést. A menedzsere elfoglalt ember, nincs sok ideje elolvasni a jelentését. Ha a menedzsernek további információra van szüksége, megkérdezi.
- Ha jelentést ír péntek délután, akkor hétfőn reggel visszatérve tudni fogja, hogy milyen előrehaladt a munkája.
- Ha sok mindent kell figyelnie (vásárlási kérelmek, változtatási kérelmek, munkaigénylések, jegyzetek stb.), Akkor egy táblázat vagy adatbázis létrehozása jó módszer lehet ezek nyomon követésére.
- Írjon konkrét jelentéseket.
- Készíts másolatot a jelentésről magadnak. A másolat segíthet önéletrajz írásakor, vagy az eredmények írásakor, amikor emelésre kerül sor.
- Ha állapotjelentést szeretne írni, rendszeresen készítsen jelentést, vagy legalábbis írjon eredményt, nehogy órákat töltsön az elvégzett tevékenységek nyomon követésével. A jelenléti kártya kitöltésekor minden nap írja le az elért eredményeket.
- Ez az állapotjelentési írásmód akkor is használható, ha egy értekezleten jelenti a projekt állapotát.
- Jelentés valamiről, amit most kezdett el, egy könyvet, amit most olvastál, vagy valami, amit kutatsz, rendben van. Nem lehet mindent egy hét alatt elvégezni, és az előkészítés időigényes lehet, és hozzáadott értéket jelent a projekthez.
Figyelem
- Írjon jelentéseket szakszerűen. A jelentését többen olvashatják, mint gondolná, különösen, ha e -mailben küldi el.
- Ha kéretlen jelentést küld a főnökének, készüljön fel arra, hogy jövő héten ugyanazt a jelentést írja!
- Általában ne ígérjen túl sokat. Csak mondd meg, mit tehetsz.
