Elsőre nehéznek tűnhet az állásjelentés megírása, de valójában könnyebb, mint gondolná. A munkajelentéseket általában egy adott projekt előrehaladásának megmagyarázására vagy a munkahely bizonyos kérdéseire vonatkozó következtetések és ajánlások megadására használják. Annak érdekében, hogy könnyen meg tudjon írni egy hatékony munkajelentést, kezdje a cél, a közönség, a kutatás és az üzenet mérlegelésével. Készítsen jelentést az üzleti jelentés formátumával. Végezze el a módosításokat, hogy a jelentés érvényesüljön.
Lépés
Rész 1 /3: Munkajelentés tervezése
1. lépés. Határozza meg a jelentés célját és témáját
Előfordulhat, hogy felkérnek egy jelentés készítésére. A jelentés célja vagy témája nagy valószínűséggel szerepel a kérelemben. Ha nem biztos a célban vagy a témában, fontolja meg azt az üzenetet, amelyet továbbítani szeretne olvasóinak. Tisztázhatja a felettesével vagy a felettesével is.
Például az lehet a célja, hogy elemezzen egy üzleti problémát, elmagyarázza egy éppen dolgozó projekt eredményeit, vagy áttekintést adjon egy felügyelőnek munkája előrehaladásáról
2. lépés Válassza ki az olvasónak megfelelő hangszínt és nyelvet
Vegye figyelembe az olvasó tudását és az általuk ismert zsargonokat. Amikor jelentést ír, használhatja a szakzsargont és a professzionálisabb nyelvezetet, mint amikor a nyilvánosság számára ír.
- Ki fogja elolvasni a jelentést? Vegye figyelembe azokat az olvasókat, akik valószínűleg használják a jelentését.
- Ha olvasóközönsége heterogén, írja le a teljes információt annak az olvasónak, aki a legkevesebb tudással rendelkezik arról, amit ír. Használjon azonban címsorokat minden szakaszhoz, hogy a képzettebb olvasók átugorhassák azokat az információkat, amelyeket nem tartanak szükségesnek. Az olvasók bizonyos csoportjainak megszólításához speciális szakaszokat is írhat.
3. lépés: Gyűjtsön adatokat és támogató anyagokat, ha vannak ilyenek
Tartalmazza a következtetések vagy ajánlások alapjául használt anyagot. Ezekre az anyagokra hivatkozik a jelentés elkészítésekor. Ezeket az anyagokat a jelentés mellékletében is fel kell vennie. Az alábbiakban felsoroljuk, hogy milyen anyagokat tartalmazhat a jelentés elkészítésekor:
- Pénzügyi információ
- Diagram
- Diagram
- Statisztikai információk
- Felmérés
- Kérdőív
- A szakértőkkel, munkatársakkal, ügyfelekkel stb. Készített interjúk eredményei
Lépés 4. Tekintse át előrehaladását, ha előrehaladási jelentést ír
Ehelyett vázolja fel az elvégzett munkát, az elvégzendő munkát, és azt, hogy a munka megfelelt -e az eredeti célnak. Tekintse a jelentést válaszként az embereknek a projektjével kapcsolatban felmerülő kérdéseire. Az alábbiakban felsoroljuk azokat a kérdéseket, amelyekre válaszolni kell a jelentésben:
- Változott a munkakör?
- Milyen munkát végzett az utolsó jelentés óta?
- Milyen munkát fog végezni?
- Időben elkészül a projektje? Ha nem, miért?
- Milyen problémával szembesült és hogyan oldotta meg?
- Milyen tanulságokat tanultál ebben a hónapban?
5. lépés. Vázolja fel a jelentésben szerepeltetendő információkat
Írjon ötletet vázlatként útmutatóként. Vázlatkészítéskor fejlesszen ki jelentésfejléceket, hogy segítsen megszervezni mondandóját. Ennek a vázlatnak nem kell ügyesnek vagy jól megírtnak lennie, mert csak Ön fogja használni.
- A jelentés általában az eredmények, következtetések vagy ajánlások magyarázatával kezdődik. Ezt követően, ha lehetséges, magyarázza el, hogyan jutott erre a következtetésre, és hogyan gondolkodik.
- Ha ellentmondásos következtetést vagy ajánlást fog tenni, magyarázza el folyamatát és érvelését, hogy az olvasó megértse a következtetések és ajánlások mögött meghúzódó okokat.
Rész 3 /3: Munkajelentés készítése
1. lépés. Használjon fedőlapot vagy címlapot
A címlapon külön sorban kell feltüntetni a jelentés nevét, majd a benyújtás dátumát. A harmadik sorba írja a jelentés készítőinek nevét. Ezt követően írja be a szervezet nevét a negyedik sorba.
- Bizonyos esetekben mellékelhet kísérőlevelet, amelyben elmagyarázza, miért írja a jelentést, mi van benne és mi a teendő. Ezt a fajta levelet általában akkor használják, ha a jelentés megírásának folyamata sokáig tart, vagy a szerző úgy érzi, hogy az olvasónak további magyarázatra van szüksége, mielőtt beleássa magát a jelentésbe.
- Az előrehaladási jelentésekhez írja be nevét, projektnevét, dátumát és jelentési időszakát a címlapra. Írja őket különböző sorokra. Az egyes sorokat szavakkal címkézheti, például „név”, „projekt neve”, „dátum” és „jelentési időszak”. Ezekről a dolgokról címkék nélkül is írhat információkat.
- Kérdezze meg a főnökét, hogy vannak -e konkrét ajánlások a munkajelentésben. Ezek az ajánlások jelentik a legjobb anyagot a jelentések elkészítéséhez.
2. lépés. Hozzon létre egy összefoglalót, amely tartalmazza a legfontosabb információkat
Mutassa be következtetéseit, indoklásait és ajánlásait. Az olvasó megérti a jelentés legfontosabb pontjait anélkül, hogy teljes egészében el kellene olvasnia. Nem kell túl részletesen belemenni, de az olvasónak meg kell értenie a jelentés leírását. Az összefoglalónak fél -egy oldalasnak kell lennie.
- Nem kell összefoglalnia a teljes jelentést. Összpontosítson a jelentés fontos ötleteire, például a fő ajánlására vagy következtetésére.
- Ha haladásjelentést ír, hagyja ki ezt a részt.
Lépés 3. Készítsen tartalomjegyzéket
Sorolja fel a jelentés összes fejezetcímét és oldalszámát. Ez a lista megkönnyíti az olvasók számára a jelentés használatát és a szükséges információk megtalálását.
- Használjon címsorokat és címsorokat minden szakaszhoz, hogy a jelentés könnyen olvasható legyen.
- Ha előrehaladási jelentést ír, általában nem kell tartalomjegyzéket készítenie, hacsak a főnöke nem kéri. Mindazonáltal adjon meg címet és címet minden szakaszhoz, hogy a jelentés könnyen olvasható legyen.
4. lépés. Írjon egy bevezetőt, hogy képet kapjon a jelentéséről
Mondja el az olvasónak, miért írta a jelentést. Foglalja össze a jelentés hátterét és fejtse ki célját. Jelölje meg azokat a kérdéseket, amelyekre válaszolni fog a jelentésben, vagy azokat a kérdéseket, amelyeket meg fog oldani. Ismertesse a jelentés terjedelmét és szervezetét.
- A bevezetőnek nem kell hosszúnak lennie. Írjon világosan és konkrétan, hogy az olvasók ismerjék a kontextust és a célt anélkül, hogy túl hosszú magyarázatot kellene olvasniuk.
- Írjon 2-4 bekezdést a bevezetéshez.
- Az előrehaladási jelentéshez elegendő egy 1-2 bekezdésből álló bevezető szakasz. A bevezetőben össze kell foglalni a projektet és a célokat. Megemlítheti az elvégzett munkát és a következő terveket is.
5. lépés. Magyarázza el az Ön által említett eredményeket vagy következtetéseket
Vázolja fel a projekt kapcsán elvégzett kutatásokat vagy értékeléseket. Írjon vitát és értelmezést az eredményekről és azok összefüggéséről a jelentés témájával.
- Általában ez a rész egy bevezető bekezdésből és a következtetések listájából áll.
- A következtetés így írható: „1. A lakosság öregszik, így ügyfeleink egészségügyi kockázatai egyre nőnek.”
- Ha előrehaladási jelentést ír, nincs eredménye vagy következtetése. Írja le a bemutatkozás után elért eredményeket vagy munkákat. Ehhez a részhez 2-4 bekezdést írhat. Általában azonban elegendő egy lista. Írja be: „200 000 000 IDR -t emelt fesztiválsátrak bérbeadására”, „Szerződést írt alá a Party Planning Company -val a fesztivál megtervezésére”, és „Felmérést készített 1500 lakosról a közvélemény összegyűjtése érdekében”.
6. lépés. Adjon ajánlásokat a további lépésekhez
Az ajánlásoknak meg kell magyarázniuk, hogy mi fog történni a jövőben. Írja le, hogy milyen problémát lehetne megoldani a megoldásával, és hogyan kapcsolódik az Ön által levont következtetéshez. A magyarázat megírása után sorolja fel az ajánlásokat szám szerint. Kezdje minden mondatát egy igével. Készítsen listát az ajánlásokról, és kezdje a legfontosabbakkal.
- Írhatja például: „1. Biztosítson kardiopulmonális újraélesztési képzést az alkalmazottaknak.”
- Ha előrehaladási jelentést ír, készítsen egy listát azokról a feladatokról vagy célokról, amelyeken a következő időszakban dolgozni fog/eléri. Például ezt írhatja: „Keressen szállítót a fesztiválra”, „Határozza meg a fesztivál kialakítását” és „Rendeljen promóciós plakátot”.
7. lépés. Beszélje meg a következtetést megalapozó folyamatot és keretrendszert
Írja le a téma, probléma vagy probléma elemzéséhez használt megközelítést. Tekintse át megállapításait, majd magyarázza el, hogyan használták fel őket az ajánlások alapjául. Bontsa szakaszokra a vitát. Címezze a szakaszokat tartalmuk szerint.
- Ez a rész a kutatás és értékelés hosszabb tárgyalását is tartalmazza.
- Ez legyen a jelentés leghosszabb szakasza.
- Ha előrehaladási jelentést ír, kihagyhatja ezt a részt. Helyettesítheti azt egy szűk keresztmetszettel foglalkozó rovatban, amikor egy projekten dolgozik, és hogyan lehet azokat leküzdeni. Írhatja: „Sok lakos nem küld vissza kérdőívet, mert nem előre fizetett postaköltséggel érkezik. Ezt követően előre fizetett postaköltséget számolunk fel, vagy digitális felmérési lehetőséget biztosítunk.”
8. lépés. Sorolja fel a jelentés elkészítéséhez használt hivatkozásokat
A hivatkozások folyóiratcikkek, hírek, interjúk, felmérések, kérdőívek, statisztikai eredmények és egyéb kapcsolódó információk formájában lehetnek. Idézze ezeket a hivatkozásokat a jelentés végén. Cím: "Bibliográfia".
- Hacsak nem egy adott idézési stílus használatát kérik, használja az APA formátumot az üzleti jelentésekben.
- Ha előrehaladási jelentést készít, hagyja ki ezt a lépést.
9. lépés. Csatoljon mellékleteket olyan anyagokhoz, mint a felmérések, kérdőívek vagy e -mailek
Nem minden jelentéshez szükséges melléklet. Azonban felveheti őket, ha az Ön által idézett anyagot vagy további információkat szeretne nyújtani, amelyek segíthetnek nekik abban, hogy könnyebben megértsék a témát vagy a megállapításokat. Címkézzen minden mellékletet más betűvel.
- Például rendelkezhet „A függelékkel”, „B függelékkel” és „C függelékkel”.
- Ha előrehaladási jelentést ír, akkor ezt a részt nem kell tartalmaznia.
10. lépés. Írjon egy rövid következtetést, amelyben összefoglalja minden megállapítását vagy előrehaladását
Lehet, hogy nem kell konklúziót írnia, de a következtetés kiemelheti az Ön által tett erőfeszítéseket. Végezzen 3-4 mondatból álló következtetést, hogy összefoglalja a jelentésben bemutatott összes információt.
Írhatja: „A művészeti fesztivál tervezési projektjét a tervek szerint hajtották végre. A tervezési tevékenységek 90% -át befejeztük, és az anyagbeszerzési folyamatba léptünk. Jelenleg a projektnek nincs akadálya, de a jövőben felmerülő kérdésekkel foglalkozunk.”
Rész 3 /3: Hatékony jelentések írása
1. lépés. Használjon világos címet, hogy a jelentés könnyen használható legyen
Tisztázza a címet, és ne legyen bőbeszédű. A címre nézve az olvasónak azonnal meg kell értenie, miről szól a jelentése.
- A szükséges címek a következők lehetnek: Bevezetés, Befejezett munka, Következő időszak célja, Korlátok és megoldások, valamint Következtetés.
- Hozzon létre egy címet, amely megfelel a jelentés információinak.
- A haladási jelentések olvasói valószínűleg felügyelők, csapatok vagy ügyfelek.
2. lépés Használjon egyszerű, érthető nyelvet az ötletek közvetítéséhez
A munkajelentések nem igényelnek bonyolult szavakat és virágos mondatokat. Csak el kell juttatnia a fontos pontokat az olvasóhoz. A lehető legegyszerűbb szavakkal közvetítsen ötleteket, és kapja meg az ötlet lényegét.
Írja: „A bevételek 50% -kal nőttek a negyedik negyedévben”, nem pedig: „A bevételek 50% -kal nőttek, és a negyedik negyedéves eredményeket ragyogóvá tették.”
Lépés 3. Használja tömör írást, hogy rövid legyen a jelentés
A túl hosszú írás csak időpocsékolás Önnek és az olvasónak. Távolítsa el a felesleges szavakat, és álljon egyenesen állításának lényegére.
- Néhány munkajelentés természetesen hosszú, mert sok információt tartalmaz. Az írás módjának azonban tömörnek kell maradnia.
- Jobb ezt írni: „Az értékesítés nőtt az utolsó negyedévben, miután a személyzet telefonos marketinggel foglalkozott”, nem pedig: „A bevételek meredeken nőttek az utolsó negyedévben, amikor tehetséges és elkötelezett értékesítőink telefonon keresztül értékesítették a potenciális ügyfeleket, hogy vásárolhassanak. Tovább Termékek."
4. lépés. Mutassa be ötleteit objektív és érzelemmentes nyelven
Írja le a tényeket, és hagyja, hogy az olvasók objektív szempontok alapján vonják le következtetéseiket. Javaslatokat tehet egy adott probléma kezelésére, de ne próbálja meg előidézni az olvasó érzelmeit azok meggyőzésére. Hagyja, hogy az olvasók objektív szempontok alapján építsenek ötleteket és döntéseket.
Írás helyett: „A boldogtalan személyzetből általában hiányzik a morál, így az iroda lélektelen gépnek érzi magát” - írhatja: „A viszonylag alacsony termelékenységű személyzet azt mondja, hogy boldogtalan.”
5. lépés. Ne használjon informális nyelvet és az „én” vagy „én” szavakat
”Lehet, hogy használhatja az„ I”szót az előrehaladási jelentésben, ha egyedül dolgozik a projekten. Ellenkező esetben ne használja az „én” szót vagy nagyon informális szavakat az állásjelentésekben. Használhatja azonban az „Ön” szót, amikor bizonyos mondatokat a célközönséghez irányít.
Használja a szakmai nyelvet a jelentésekben
6. lépés: Olvassa el újra a jelentést, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nincsenek hibák
A nyelvtani és helyesírási hibák rontják a jelentés professzionalizmusának hírnevét. Olvassa el újra, és győződjön meg arról, hogy nincsenek helyesírási hibák, rossz kifejezések vagy helytelen szóválasztás. Jobb lenne, ha kétszer újraolvasná a jelentést.
- Ha lehetséges, kérjen meg valakit, hogy olvassa el a jelentést, mivel néha nehéz lehet hibát találnia önmagában.
- Ha van ideje, hagyja a jelentést 24 órán keresztül, mielőtt újraolvasná.
Tippek
- Az első munkajelentés megírása után használja sablonként a későbbi jelentésekhez.
- Lehet, hogy a munkahelyén munkajelentés -sablon található. Kérdezze meg felettesét, hogy tudja -e használni az irodai sablont.
- Ha ezt megteheti, használja a szervezet meglévő állásjelentési formátumát. Ellenőrizze a fájlokat az irodában, vagy kérjen egy felügyelőtől vagy munkatársától a jelentés másolatát.
